La importancia del flujo de efectivo

Una empresa que parece ser exitosa puede fallar debido a un flujo de efectivo deficiente. E incluso si el flujo de efectivo deficiente no pone tu negocio en riesgo, puede afectar el potencial de crecimiento.

Por ejemplo, puedes administrar una pequeña empresa que hace juguetes. Una larga cadena minorista quiere hacer un pedido de 5000 juguetes. Harás mucho dinero, pero la cadena minorista no quiere pagar el pedido hasta 90 días después de que le entregues los juguetes.

Sabes que tendrás que comprar las partes para los juguetes, pagar a los empleados para que ensamblen los juguetes y pagar el envío de los juguetes al minorista. El proceso completo puede tardar 30 días.

Sería una gran oportunidad para hacer dinero y mostrar tus juguetes ante algunos clientes nuevos. Sin embargo, te das cuenta de que no puedes pagar las partes, a los empleados, el envío y todos los gastos habituales de la empresa mientras esperas el pago. Desafortunadamente, tienes que decir que no a esta gran oportunidad ya que no estás haciendo el dinero suficiente para cubrir todos los gastos.

O, dada la misma situación, un propietario de negocio diferente puede decir que sí sin pensar detenidamente en el proceso completo. Después de pagar las partes, el ensamblaje y el envío, el pedido llega a la cadena minorista y comienza la cuenta regresiva de 90 días para el pago. Pero en este punto, la empresa no tiene dinero.

No puede pagar a los empleados por lo que comienzan a abandonar la empresa y no puede pagar los gastos del alquiler, y el propietario de lugar amenaza con sacar al propietario de negocio del edificio. Mientras que a la empresa se le debe mucho dinero, esta no tiene ahorros suficientes para pagar las operaciones diarias. La empresa es forzada a cerrar antes de que llegue el pago.

Según SCORE, una red de mentores para pequeñas empresas sin fines de lucro, el flujo de efectivo deficiente es la razón número uno por la que las pequeñas empresas fracasan. Con una planificación y administración cuidadosas, puedes ayudar a garantizar que tu negocio sea exitoso.

Cómo gestión tu flujo de efectivo

Como propietario de negocio, puedes utilizar diferentes herramientas y recursos para gestionar el flujo de efectivo de tu empresa y asegurarte de que tendrás suficiente dinero para pagar tus gastos.

Crear un presupuesto es un importante primer paso ya que puedes utilizar el presupuesto para determinar tu ingreso y gastos mensuales, y descubrir cuánto podrías ganar o gastar en el futuro.

También puedes crear y utilizar un estado de flujos de efectivo (hay plantillas gratuitas en línea) para comprender mejor si tienes un flujo de efectivo positivo o negativo.

• El flujo de efectivo positivo es cuando ingresa más dinero a tu empresa que la que gastas.
• El flujo de efectivo negativo es cuando gastas más efectivo del que ingresa a tu empresa. Tener un flujo de efectivo negativo puede ser una señal de que tendrás problemas para pagar gastos futuros.

La gestión del flujo de efectivo puede ser especialmente difícil si se tiene un negocio estacional. Haces la mayor parte de tu dinero en un corto periodo, pero tienes que descubrir cómo pagar tus gastos básicos durante todo el año, y cualquier gasto adicional previo a la temporada alta o durante esta. Pero incluso con una empresa que funciona durante todo el año, sumar todo puede ser un desafío.

Encontrar formas de que te paguen más rápido y retrasar el pago a los demás puede ayudarte con la gestión del flujo de efectivo. Además, tener acceso a dinero en efecto a través de ahorros o un préstamo puede ayudarte a sobrellevar los tiempos difíciles.

Aquí hay muchos recursos y tácticas que puedes utilizar para gestionar el flujo de efectivo de tu empresa.

Aumenta tus ahorros
Mientras que muchos nuevos propietarios de negocios tienen que utilizar todo su dinero disponible para pagar y hacer crecer su negocio, tú puedes intentar separar un poco del ingreso de tu negocio para crear tus ahorros. Puedes utilizar el dinero que has ahorrado si necesitas pagar gatos o invertir en una oportunidad.

Aumenta los ingresos y disminuye los gastos
Una de las formas más sencillas de mejorar tu flujo de efectivo es hacer más dinero y gastar menos. Puedes intentarlo de la siguientes maneras:

• aumentando tus precios;
• utilizando promociones para aumentar tus ventas;
• intentando encontrar una forma adicional de hacer dinero. O quizás puedes ofrecer un nuevo producto o servicio. O puedes vender una membresía o suscripción a un servicio, que puede aumentar tus ingresos mensuales;
• disminuyendo los costos de los servicios públicos utilizando menos electricidad o agua, e intentando utilizar los sistemas de calefacción o enfriamiento menos seguido;
• invirtiendo en equipos ecológicos que utilicen menos electricidad;
• comparando opciones antes de aceptar un gasto continuo, como una suscripción a un software o el alquiler de un equipo.

Abra una línea de crédito
Puedes abrir una línea de crédito para negocios con un banco, cooperativa de crédito u otra institución financiera. Tu línea de crédito tendrá un límite de crédito, que es la mayor cantidad de dinero que puedes pedir prestado por vez. Sin embargo, no tienes que pedir prestado dinero inmediatamente cuando abras una línea de crédito.

Algunas cuentas tienen un cargo anual, pero aparte de eso, por lo general solo tendrás que pagar los cargos o intereses del dinero que pides prestado. Por una opción de costo bajo (o sin costo), puede mantener tu línea de crédito abierta y disponible en caso de que necesite efectivo adicional.

Pide a los proveedores pagar a plazos
Si compras suministros de otros negocios, puedes pagar a tus proveedores o vendedores con “términos”. Un contrato de términos significa que puedes pagar a un proveedor un cierto número de días después de que te envíen una factura. Negociar los términos con tu proveedor puede ser una forma muy efectiva de gestionar tu flujo de efectivo sin ningún gasto adicional.

Por ejemplo, con un término neto a 30 días, debes pagar la factura dentro de los 30 días de recibirla. O puedes pedir un término neto a 45 días y pagar después de 45 días, un término neto de 60 días y pagar después de 60 días, o incluso un contrato de términos aún más extensos.

Tener un contrato de términos te dará más tiempo para pagar tus facturas y, así, planificar mejor para el futuro y preocuparte menos sobre cuán rápido te pagará un cliente.

Los contratos de términos netos también se denominan “créditos comerciales”. Al permitirte que pagues a plazos, la compañía te está extendiendo un crédito, que es como darte un préstamo durante un periodo. Por lo general, no tienes que pagar ningún interés, pero algunos proveedores pueden ofrecerte un descuento si aceptas pagar tu factura antes.

Da a los clientes un descuento por pagos anticipados
Los contratos de términos funcionan para ambos lados, si vendes productos o servicios a las compañías, estas pueden no pagar tus facturas en el momento. Esto puede ser especialmente cierto para las grandes compañías que tienen mucho poder de negociación: o aceptas sus términos o no te comprarán. Sin embargo, puedes persuadir a los clientes para que paguen sus facturas anticipadamente con un descuento. Puedes tener un contrato de un término neto a 60 días con un cliente, pero darle al cliente un 5 % de descuento si te paga dentro de los 30 días o un 10 % de descuento si te paga de inmediato.

Aunque en total recibirá menos dinero, que te paguen antes puede ayudarte a mantener el flujo de efectivo positivo.

Financiamiento de facturas
Si otras compañías te deben dinero, puedes utilizar tus facturas impagas para pedir un préstamo o abrir una línea de crédito.

El prestamista puede tener en cuenta cuánto dinero te deben, la situación financiera de tu empresa, el crédito para negocios de tu cliente (ya que tu capacidad para reembolsar el préstamo depende de que tus clientes pagan sus facturas).

Por ejemplo, puedes enviar a un cliente una factura por $1.000 con términos netos de 60. En lugar de esperar los 60 días para recibir el pago, decides financiar la factura para cubrir los gastos inmediatos. Un prestamista te presta $800 de inmediato y tienes que pagar el préstamo más intereses en 60 días.

Factorización de facturas
La factorización de facturas es un tipo de financiamiento de facturas. En este caso, el lugar de pedir un préstamo, vendes tu factura a una compañía de factorización. Las compañías de factorización te prestarán dinero ahora, y te cobrarán un cargo, a cambio de ser capaces de cobrar los pagos tardíos de la facturas de tus clientes.

Cuando factorizas una factura, recibes una porción por adelantado del monto de la factura por parte de la compañía de factorización y el resto del monto de tu factura menos el cargo de la compañía de factorización cuando tu cliente paga la factura. Por ejemplo, con una factura de $1.000 que tiene términos netos de 60, podrías obtener $900 hoy y otros $50 en 60 días, dejando $50 para la empresa de factoraje.

En la práctica, puedes tener que decirle a tu cliente que envíe el pago a la compañía de factorización. Algunas compañías de factorización les dirán a tus clientes alternativamente que envíen los pagos a una cuenta bancaria que la compañía de factorización controla, pero tus clientes no sabrán que trabajas con la compañía de factorización.

A diferencia de la financiación de facturas, el cliente le paga a la compañía de factorización en lugar de a ti. Sin embargo, dependiendo de tu contrato, deberás reembolsar el dinero aún si tu cliente no paga su factura.

Tanto con la financiación como con la factorización de facturas, compara tus opciones detenidamente antes de firmar un contrato. El monto del préstamo, los cargos y términos del contrato pueden cambiar de un prestamista a otro, y aunque la financiación o la factorización de facturas pueden ayudarte a gestionar tu flujo de efectivo, esta también cuesta dinero y no querrás estancarte pagando cargos innecesarios.

Anticipo de efectivo para comerciantes
Puedes pedir prestado dinero rápidamente con un anticipo de efectivo para comerciantes, pero este puede ser una opción costosa que deja a algunos propietarios de negocios sumergidos en deudas durante más tiempo del que esperaban.

Con un anticipo de efectivo para comerciantes, generalmente recibirás por adelantado una cantidad de dinero a cambio de un porcentaje de tus ventas futuras con tarjeta de crédito y tarjeta de débito. Los negocios que no aceptan tarjetas pueden recibir un anticipo de efectivo para comerciantes acordando reembolsar el dinero con pagos fijos de una cuenta bancaria de empresa.

La cantidad total que reembolsarás se determina al momento de recibir tu anticipo de efectivo. Por ejemplo, si recibes un anticipo de $10.000, es posible que debas pagar $14.000. Como resultado, los reembolsos tempranos no te ahorrarán dinero ya que tu costo total ya ha sido determinado.

Generalmente tendrás que hacer reembolsos diarios o semanales.

Dependiendo del acuerdo, la compañía que procesa tu tarjeta de crédito puede dividir el dinero que ganas entre tú y la compañía de anticipo de efectivo para comerciantes. La compañía puede enviar todo el dinero a la compañía de anticipo de efectivo para comerciantes, que luego reenviará tu porción del ingreso de las ventas. O, tú podrías tener que darle a la compañía de anticipo en efectivo para comerciantes la autoridad para sacar dinero de tu cuenta bancaria.

Puede ser fácil calificar para un anticipo en efectivo para comerciantes y recibir dinero rápidamente para que puedas pagar un gasto de emergencia. Sin embargo, reembolsar el dinero con un porcentaje de tus ventas puede hacer que sea difícil mantener el flujo de efectivo positivo. Los anticipos de efectivo para comerciantes son solo una forma costosa de pedir prestado y dinero y, por lo general, debe ser el último recurso.

Flujo de efectivo vs. ganancia

En los negocios, las ganancias y el flujo de efectivo no siempre son los mismos. Si tu negocio utiliza el método de contabilidad de acumulación, puedes registrar el dinero que te deben como ingreso (dinero que ingresa) al realizar una venta, no cuando te pagan.

Por ejemplo, si un cliente hace un pedido grande y acuerda pagarte el próximo mes, registras el ingreso cuando el cliente te hace el pedido. Conforme a los estándares de contabilidad, puedes ser rentable este mes ya que tienes más ingresos que gastos. Sin embargo, aún podrías tener un flujo de efectivo negativo ya que no recibirás el pago real hasta el próximo mes.

Deseas tener una compañía rentable a largo plazo. Pero para ser exitoso, también tienes que gestionar tu flujo de efectivo mes a mes.