Mantener un registro de tu presupuesto

Los dos elementos más importantes de la gestión presupuestaria son:

1. Separar el presupuesto personal del presupuesto de la empresa. Mantener separadas las finanzas personales y las de la empresa puede facilitar el mantenimiento de registros y ayudar a proteger tus activos personales. También deberías considerar la posibilidad de mantener una cuenta de cheques, una tarjeta de crédito y un presupuesto aparte para tu empresa. Separar estas finanzas hará más simple el periodo de impuestos, te ayudará a crear un historial de crédito para negocios y a proteger tus finanzas personales y a entender mejor la posición financiera de tu empresa.
2. Conocer los fundamentos de la contabilidad empresarial y, si es posible dada tu situación financiera, trabajar con un buen asesor financiero o contable. Aumentar los conocimientos financieros y contar con la ayuda de un experto puede ayudarte a evitar errores e incluso a detectar fraudes.

Consejos para hacer un seguimiento de tu presupuesto

• Supervisar el progreso para crear un fondo de emergencia. Las empresas se enfrentan a riesgos relacionados con la ralentización de la economía, periodos de ventas lentos o un evento imprevisto. La creación de un fondo de emergencia te ayudará a protegerte de estos riesgos y te preparará para superar los periodos difíciles.
• Revisa los ingresos y gastos con regularidad para asegurarte de que no te faltan costos ocultos o de que vives por encima de tus posibilidades.
• Considera la posibilidad de contratar a un contador certificado para que te ayude a gestionar las finanzas, si tu presupuesto se lo permite. Ten en cuenta que, incluso con la ayuda de expertos, tendrás que asumir la responsabilidad de supervisar y seguir de cerca las finanzas de tu empresa.
• Controla cuidadosamente el flujo de dinero que entra y sale para asegurarte de que puede pagar los gastos en caso de tener que esperar a que lleguen los pagos. Hasta las empresas con fuertes ventas pueden tener dificultades, o incluso verse obligadas a cerrar, porque no pueden hacer frente a sus facturas o salarios mientras esperan los pagos de los clientes.
• Considera la posibilidad de utilizar líneas de crédito renovables (crédito disponible) o tarjetas de crédito para suavizar el flujo de efectivo y pagar las facturas mientras esperas los pagos de los clientes. Recuerda que debes pagar las facturas de la tarjeta de crédito lo antes posible para evitar el pago de intereses y mantenerte dentro de los límites de crédito, es decir, la cantidad máxima que puedes gastar con tu tarjeta de crédito.

Pagar siempre a tiempo
Los retrasos en los pagos de los préstamos bancarios o de las tarjetas de crédito suelen generar cargos por demora, que pueden acumularse. Además, puede afectar al límite de crédito, a la capacidad para obtener líneas de crédito y a la credibilidad ante otras empresas. Una mala gestión financiera puede perjudicar o incluso llevar a la quiebra a una empresa. Al igual que con las finanzas personales, es importante pagar a tiempo a los proveedores, las facturas y otras deudas para proteger a la empresa, el crédito y la reputación.

Para más información sobre presupuestos, explora la Página de presupuestos.

Contabilidad

La contabilidad, al igual que la elaboración de un presupuesto, es un proceso de seguimiento de las finanzas de la empresa. La contabilidad se ocupa de registrar, resumir, analizar e informar sobre las transacciones financieras de tu empresa, mientras que el presupuesto puede ayudarte a proyectar los gastos sobre una base mensual o anual. De todas las tareas y requisitos que conlleva tener una empresa, estar al tanto de la contabilidad diaria debería ser la prioridad en la lista de tareas. Aspectos que debes tener en cuenta al poner en marcha tu empresa:

Abrir una cuenta bancaria
Tener una cuenta bancaria comercial aparte facilita el mantenimiento de los registros y ayuda a simplificar el papeleo cuando llega el periodo de impuestos. Si formaste una LLC o una corporación, estás legalmente obligado a tener una cuenta bancaria separada para tu negocio. Para abrir una cuenta bancaria comercial, necesitarás un nombre comercial y un número de identificación del empleador (employer identification number, EIN), y deberás registrarte en su estado.

Empezar a controlar los gastos
El seguimiento de los gastos, tanto a efectos presupuestarios como contables, es una parte importante del mantenimiento de los registros, del control del crecimiento de la empresa y de la comprobación de los estados financieros en busca de errores. El primer paso es desarrollar un sistema para recopilar y organizar los recibos en un lugar seguro.

Desarrollar un sistema de contabilidad
La teneduría de libros es el proceso diario de registrar las transacciones, clasificarlas y compararlas con los extractos bancarios. La mayoría de los propietarios de negocios optan por utilizar un programa informático de hoja de cálculo o contratar a un tenedor de libros para esta tarea.

Las empresas suelen utilizar uno de los dos métodos de contabilidad: el devengo o el de caja. Con el método del devengo, las transacciones se registran en los libros inmediatamente después de una venta o compra. Con la contabilidad de caja, las transacciones se registran una vez que recibes el pago, o un pago sale de la cuenta.

Por ejemplo, imagina que haces una venta en enero y recibes el pago de $200 en febrero. Con el método del devengo, registrarías la transacción en los libros de enero. Con el método de caja, registrarías el pago en los libros de febrero. A continuación se exponen algunos ventajas y desventajas de cada método:

Necesidad de obtener apoyo contable extra
Si no te sientes cómodo gestionando tus propios registros, es posible que quieras obtener ayuda profesional para tu contabilidad y contratar a un contador certificado (certified public accountant, CPA) o tenedor de libros, o utilizar un servicio en línea.

Aunque un CPA suele costar más que un servicio en línea, también puede ofrecer un servicio más adaptado a las necesidades de la empresa. Un tenedor de libros puede realizar las funciones básicas del día a día a un costo menor, pero no tendrá la formación contable formal de un CPA.

Si contratas a alguien, debe tener la capacidad de gestionar:

• Cuentas por cobrar
• Cuentas por pagar
• el efectivo disponible;
• la conciliación bancaria;
• Nómina

un plan para tener éxito

Cuando se trata de planificar el futuro de tu empresa, es fundamental anotar las tareas y los objetivos. Esa tarea tan simple puede ayudarte a cumplir tus objetivos empresariales, a hacer crecer tu negocio de forma eficaz y a garantizar que tus acciones están en consonancia con el lugar al que quieres que llegue tu negocio.

Consejos para la planificación diaria:

• Prepara tu lista de tareas diarias
• Enumera las tareas por orden de importancia
• A medida que completes cada tarea, márcala como terminada
• Al final del día, revisa las actividades que fueron completadas y agrega las tareas no completaste a la lista del día siguiente

Crear un organigrama
Un organigrama ofrece un esquema de la estructura de tu empresa y registra el papel de cada empleado y de quién depende. Disponer de esto te ayudará a distribuir las tareas entre tus trabajadores de forma más equilibrada. También es muy bueno para los empleados, ya que les da una idea clara de las funciones y responsabilidades dentro de la empresa.

Comunicar las funciones y tareas de los empleados
Para garantizar un flujo de trabajo fluido, debes comunicarles directamente a tus empleados sus funciones y tareas. Deben entender cuáles son las tareas más importantes que hay que realizar y cuándo debe completarse cada acción. Si un empleado está ausente, ayude al resto del personal a entender cómo pueden colaborar para garantizar que cada elemento esté completo. Aprender a asignar tareas a los demás es uno de los aspectos más importantes de la dirección de un equipo; esto te permitirá dedicar tu tiempo a actividades más importantes.