Si ofreces más de una opción, podrías atraer una variedad más amplia de clientes y permitir que realicen compras mayores. Sin embargo, hay ventajas, desventajas y costos asociados con cada tipo de pago.
Pros y contras de los diferentes tipos de pago
Dónde abres tu negocio y los tipos de artículos que vendes pueden jugar un papel importante a la hora de decidir qué sistemas de pagos ofrecer a tus clientes.
Si esperas hacer una gran parte de tus ventas en línea, aceptar pagos electrónicos será imprescindible. De manera similar, si tus productos o servicios son costosos, los clientes pueden no sentirse cómodos llevando tanto dinero en efectivo a tu tienda para hacer una compra. Los cheques, las tarjetas o los pagos en dispositivos móviles podrían ser mejores opciones.
Por el contrario, si vendes artículos económicos en una tienda física, tus clientes pueden preferir pagar en efectivo. Los clientes también pueden esperar que aceptes efectivo si abres un comercio en un área donde muchas personas no tienen cuentas bancarias o donde las redes de procesamiento de tarjetas, las compañías que envían y verifican información cuando alguien hace una compra con una tarjeta, generalmente están fuera de línea.
Independientemente de los tipos de pagos que ofrezcas, habrá ventajas y desventajas para cada uno. Estos son algunos pros y contras de los principales tipos de pagos:
| Tipo de pago
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Ventajas
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Desventajas
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|---|
| Dinero en efectivo |
Una de las formas de pagos más comunes y fáciles.
Muchos clientes esperarán que aceptes efectivo.
No tendrás que pagar ningún cargo por aceptar efectivo. |
Los clientes pueden no querer hacer compras grandes con efectivo.
Guardar el efectivo en tu negocio u hogar, o transportarlo al banco, puede ser peligroso.
Asegúrate de que tu registro esté lleno de facturas para hacer cambios puede mantener dinero inmovilizado que podrías utilizar para otros propósitos comerciales.
Contar el dinero al final del día lleva mucho tiempo. |
| Cheques |
Puede llevar a los clientes a realizar compras más grandes o más frecuentes.
Permite a los clientes realizar compras grandes de forma segura.
No tendrás que guardar tanto dinero en efectivo en tu tienda.
No tendrás que pagar ningún cargo por aceptar cheques. |
Después de depositar un cheque, deberás esperar que el banco lo procese y ponga el dinero en tu cuenta.
Existe el riesgo de que alguien intente pagar con un cheque falso o que el cheque “rebote” si el cliente no tiene suficiente dinero, y no recibirás el pago. |
| Tarjetas de débito, crédito y prepagas |
Puede llevar a los clientes a realizar compras más grandes o más frecuentes.
Permite a los clientes realizar compras grandes de forma segura.
Pueden ser más rápidas y convenientes para los clientes al finalizar la compra comparadas con el efectivo y los cheques.
No tendrás que guardar tanto dinero en efectivo en tu tienda.
No tienes que preocuparte por los cheques sin fondos o el efectivo falso.
Permite a los viajeros extranjeros realizar compras más fácilmente. |
Deberás esperar para que la transacción se procese antes de recibir el dinero en tu cuenta. Por lo general lleva de uno a tres días.
Podrías tener que pagar cargos por la transacción, un pequeño porcentaje de la transacción. Por lo general las tarjetas de débito tienen cargos más bajos.
Tendrás que comprar o alquilar un dispositivo de punto de venta para aceptar los pagos (denominado dispositivo de punto de venta).
Tú puede ser responsable si un cliente utiliza una tarjeta falsa o robada para realizar una compra.
Si un cliente niega un cargo (es decir, inicia un “reembolso”), la transacción podría revertirse y no recibirás un pago. |
| Pagos en dispositivos móviles |
Puede llevar a los clientes a realizar compras más grandes o más frecuentes.
Permite a los clientes realizar compras grandes de forma segura.
Pueden ser más rápidos y convenientes que aceptar efectivo o cheques.
No tendrás que guardar tanto dinero en efectivo en tu tienda.
No tienes que preocuparte por los cheques sin fondos o el efectivo falso.
En algunas zonas, los pagos en dispositivos móviles pueden ser más confiables que las transacciones basadas en tarjetas.
Si vendes artículos en mercados, conferencias o eventos comerciales, puedes traer tu sistema de pagos en dispositivos móviles contigo.
Permite a los viajeros extranjeros realizar compras más fácilmente. |
Deberás esperar para que la transacción se procese antes de recibir el dinero en tu cuenta. Por lo general lleva de uno a tres días.
Podrías tener que pagar cargos por la transacción, que generalmente se trata de un pequeño porcentaje de la transacción.
Tendrás que comprar o alquilar un dispositivo de punto de venta para aceptar los pagos (denominado dispositivo de punto de venta).
Puedes ser responsable si un cliente utiliza información de pago falsa o robada para realizar una compra.
Si un cliente niega un cargo (es decir, inicia un “reembolso”), la transacción podría revertirse y no recibirás un pago. |
| Transferencias bancarias electrónicas |
Te permiten recibir grandes pagos sin pagar cargos.
Permite a los clientes realizar compras grandes de forma segura.
Pueden ser más rápidos y convenientes que aceptar efectivo o cheques.
No tendrás que guardar tanto dinero en efectivo en tu tienda.
No tienes que preocuparte por los cheques sin fondos o el efectivo falso.
Podría ser una buena opción si vendes productos o servicios a otros negocios. |
Los clientes no empresariales pueden no sentirse cómodos transfiriendo dinero directamente de sus cuentas bancarias a tu negocio.
Deberás esperar para que la transacción se procese antes de recibir el dinero en tu cuenta.
Puede ser necesario que configures este tipo de transacción con tu banco y el banco del cliente, que no siempre es fácil. |
| Billetera móvil |
Los pagos con la billetera móvil permiten a los clientes pagar sin usar una tarjeta física
A menudo es más seguro para el cliente que el uso de una tarjeta física, ya que los datos están encriptados y no se pueden ver
Todos los teléfonos inteligentes ahora están equipados con billetera móvil.
Un proceso para finalizar la compra de manera rápida y eficiente puede alentar a los clientes a realizar compras más frecuentes |
Deberás alquilar o poseer un dispositivo con el cual procesar el pago y completar la transacción |
| Códigos QR (de respuesta rápida) |
Opción de pagos sin contacto para los clientes que desean una experiencia sin contacto
Habilitado en todos los teléfonos inteligentes y no requiere una aplicación específica para que los clientes accedan
No se requiere un punto de venta ni una terminal de pagos para completar las transacciones. |
Requiere una conexión wifi fuerte
Los clientes podrían tener que ingresar información de la tarjeta de crédito o débito más de una vez ya que dicha información no se guarda automáticamente. |
| AutoPay |
AutoPay es muy fácil de configurar para los clientes
Es beneficiosa para los servicios de suscripción o pagos recurrentes.
Garantiza pagos oportunos que no dependen de que los clientes recuerden enviar el dinero.
Se consume menos tiempo haciendo un seguimiento de los clientes para recordarles que envíen los pagos. |
Los pagos de sobregiro ocurren más a menudo con AutoPay, lo que da como resultado transacciones anuladas.
Los clientes pueden olvidarse del AutoPay que han establecido y solicitar devoluciones después del hecho. |
| Facturación por correo electrónico |
Si tu negocio proporciona servicios, la facturación por correo electrónico inmediatamente después del servicio le permite al cliente pagar y obtener un recibo automáticamente
Te permite optimizar tu presentación de informes y gestionar los datos de manera segura, conectando con tu Gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) y tus sistemas de contabilidad
>Es más eficiente y ecológico
Transacciones más rápidas y menos seguimiento para cobrar el pago |
Es principalmente para proveedores de servicios y es menos útil para los negocios minoristas, de bienes de consumo o en línea
Tiene potencial para correos electrónicos perdidos o que aparecen como correo basura |
Como propietario de una pequeña empresa, específicamente si contratas empleados, también querrás considerar el tiempo y el esfuerzo asociados a cada tipo de pago
Por ejemplo, los empleados pueden necesitar menos capacitación para aceptar ventas en efectivo comparado con las ventas con tarjeta de crédito, pero necesitarás un lugar seguro para guardar el efectivo y podrías necesitar hacer viajes regularmente al banco. Además, podrías desear crear un sistema para asegurarte de que tus empleados sumen el efectivo con precisión y no roben de tu negocio.
Por otro lado, podría tomarte más tiempo capacitar a los empleados para que acepten tarjetas, pero una vez capacitados, hay muchos menos errores matemáticos y será mucho más fácil sumar y registrar tus ventas del día.
Además, ten en cuenta otras formas de pago y si podrían funcionar para tu negocio. Quizás te podrías beneficiar de vender tarjetas de regalo que tus clientes pueden darles a sus amigos o familias. O podrías sobresalir entre tus competidores permitiéndoles a tus clientes pagar con métodos de pago digital.
Cómo preparar tu negocio para aceptar pagos
La cantidad de tiempo y esfuerzo que conlleva administrar el sistema de pagos de tu negocio puede depender de los tipos de pagos que aceptarás y de cuán cerca desees monitorear tu negocio.
Si solo aceptas efectivo, no tienes mucho inventario al que hacerle seguimiento, y comenzar a administrar tu negocio podría ser tan simple como contar con una caja registradora y un libro de ventas en papel. Sin embargo, la mayoría de los propietarios de empresas medianas quieren (o necesitan) un proceso más detallado para hacer un seguimiento del inventario y las ventas. Muchos ven los beneficios de permitir a los clientes pagar con tarjetas o pagos digitales.
Crea tu negocio legalmente
Si todavía no has seguido los pasos para crear legalmente y registrar tu negocio, aquí es donde generalmente desearás comenzar. El proceso también te ayudará a obtener los documentos y la información requeridos que necesitas para abrir una cuenta bancaria comercial, como un Número de identificación del empleador (Employer Identification Number, EIN), que es como un número de Seguro Social para tu empresa.
Abrir una cuenta bancaria de empresa
Una cuenta bancaria de empresa puede ser un requisito si aceptas pagos que no sean en efectivo, y es un lugar seguro donde guardar el efectivo que tu negocio recibe de los clientes. Separar tus cuentas personales y de empresa también puede ayudarte a estar organizado y que hacer las declaraciones de impuestos sea más fácil.
Las cuentas de cheques comerciales pueden tener cargos diferentes a los de las cuentas bancarias personales, como un cargo basado en la cantidad de transacciones que realizas cada mes. Compara tus opciones detenidamente antes de abrir una cuenta. También podrías querer comenzar a ahorrar dinero, y puedes hacerlo con una cuenta de ahorro de empresa.
Prepárate para aceptar pagos que no sean en efectivo
Podrías necesitar registrarte para varios servicios antes de que puedas aceptar tarjetas o pagos en dispositivos móviles. El proceso puede ser confuso, por lo que aquí te mostramos un rápido resumen de qué podrías necesitar:
- Servicios para comerciantes. Un proveedor de servicios para comerciantes te preparará con un procesador de pago y una cuenta comercial.
Los procesadores de pago, como Worldpay Inc. y Square Inc. son compañías que pueden enviar toda la información hacia un lado y el otro cuando el cliente paga con una tarjeta. Una cuenta comercial es un tipo de cuenta bancaria especial que permite que el dinero de tus clientes circule por el sistema de procesamiento de la tarjeta y se deposite en tu cuenta bancaria de empresa.
Puedes configurar los servicios para comerciantes con tu banco, una organización de ventas independientes (independent sales organization, ISO) o un proveedor de servicios de pagos integral.
Compara tus opciones e intenta negociar la longitud de tu contrato (un contrato más corto puede darte más opciones en el futuro) y los cargos que tendrás que pagar con cada opción. Por lo general hay un cargo para la configuración, junto con cargos mensuales o anuales. También tendrás que pagar un cargo por cada transacción.
- Un dispositivo de punto de venta. Este es un dispositivo donde los clientes deslizarán, insertarán o acercarán su tarjeta de crédito (o teléfono inteligente) al hacer una compra. Tu proveedor de servicios para comerciantes puede venderte o alquilarte un dispositivo de punto de venta. Algunos son pequeños dispositivos portátiles, otros se integran a grandes cajas registradoras. También hay opciones que se conectan a tus dispositivos móviles o te permiten ingresar la información de la tarjeta en un formulario en línea. Si tienes un sistema de software de punto de venta, querrás un dispositivo de punto de venta que pueda conectarse al sistema, que luego registrará tus ventas.
- Un proveedor de servicios de pagos (payment services provider, PSP) integral. En lugar de establecer tu propia cuenta comercial y encontrar un procesador de tarjeta de crédito, puedes querer una opción más fácil. Los proveedores de servicios de pagos a menudo incluyen el procesamiento de tarjetas de crédito, te ofrecen un sistema de punto de venta y te permiten utilizar tu cuenta comercial. Por lo general es más fácil comprender los cargos que pagarás y configurar tu negocio para aceptar pagos que no sean en efectivo con un PSP, pero los cargos podrían terminar siendo más altos que los que pagarías con una cuenta de servicios para comerciantes.
- ¿Venta en línea? Necesitarás una pasarela de pago. Si tu negocio planea aceptar pagos en línea, también necesitarás un sitio web con un carrito de compras y una pasarela de pago. El carrito de compras les permite a los clientes elegir y comprar los productos. La pasarela de pago tomará la información de pago de los clientes y aceptará o rechazará la transacción. Algunas pasarelas de pagos también pueden permitirte aceptar transferencia bancarias electrónicas. Tus cuentas de servicios para comerciantes o PSP pueden venir con una pasarela de pago (a veces por un cargo adicional) o puedes buscar mejores opciones y encontrar una solución en línea diferente.
Mantente en cumplimiento
Al utilizar una cuenta de servicios para comerciantes, un PSP o una pasarela de pago, si planeas aceptar tarjetas de débito y crédito, debes asegurarte de que las prácticas de la compañía y de tu negocio cumplan con las leyes y reglamentaciones vigentes de las compañías de tarjetas de crédito.
Las Normas de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (Payment Card Industry Data Security Standards, PCI DSS) son un estándar importante relacionado con la aceptación, el envío y el almacenamiento de datos de los clientes. Muchos servicios de pagos del comercio, PSP y pasarelas de pago se mantienen actualizados con este estándar y pueden cobrarte un cargo de cumplimiento de la Industria de Tarjetas de Pago mensual o anual.
Tu empresa también es responsable de cumplir con las Norma de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago. Si no la cumples, podrías ser responsable de los costos asociados con una vulneración de datos o robo de información de tus clientes. También es posible que debas pagar un cargo por incumplimiento de las normas de la Industria de Tarjetas de Pago a la compañía con la que trabajas para aceptar pagos con tarjeta.
El Consejo sobre Normas de Seguridad de la Industria de Tarjetas de Pago crea y promueve los estándares. Visita su sitio web para obtener más información sobre la capacitación, la certificación y la prevención de violaciones de datos.
Cómo elegir un sistema de punto de venta
Un sistema de punto de venta puede ser una herramienta esencial para gestionar las ventas de tu negocio y mantener registros precisos. La mayoría de los sistemas de puntos de venta se componen de hardware y software.
El hardware puede ser una caja registradora, una tableta o adaptador, un pequeño lector de tarjeta que puedes conectar a un dispositivo móvil. Algunas opciones de hardware pueden funcionar con una variedad de sistemas de puntos de venta. O puedes aceptar pagos que no sean en efectivo con un dispositivo de punto de venta sin conectarlo a un sistema de punto de venta más complejo.
El software del punto de venta puede ayudarte a registrar, almacenar y analizar la información de tu negocio y, de esta manera, ahorrarte tiempo y convertirte en un lector de negocios más efectivo. Puedes elegir entre diferentes características o funciones dependiendo de la complejidad de tu sistema de punto de venta.
Existen cientos de sistemas de puntos de venta de los cuales elegir, incluidas opciones especiales para ciertos tipos de negocios (un restaurante tiene necesidades diferentes a una tienda de ropa) y sistemas personalizables. Estas son cuatro cosas a tener en cuenta al comparar tus opciones:
Costo
Considera los costos anticipados y permanentes para el sistema.
Debes comprar o alquilar el hardware, como una caja registradora o un dispositivo de punto de venta. Luego, dependiendo de tu elección, podrías tener que comprar el software del punto de venta o pagar un cargo de suscripción mensual o anual.
Además, los sistemas de puntos de venta pueden tener diferentes cargos para el procesamiento de tarjeta de débito, tarjeta de crédito y transacciones. Compara los costos de procesamiento entre los sistemas de puntos de venta y consulta si el sistema te permitirá cambiar después a diferentes proveedores externos de procesamiento si deseas más flexibilidad.
Características
Tus necesidades pueden cambiar mientras tu negocio crece, por lo que ten en cuenta las características que necesitas hoy y las que puedes querer en el futuro. Estas son algunas de las cosas que pueden hacer los sistemas de punto de venta:
- Aceptar tarjetas de débito y tarjetas de crédito Europay, MasterCard, Visa con chip (un pequeño chip en las tarjetas que ayuda a mantener segura la información del tarjetahabiente)
- Aceptar tarjetas sin contacto (tarjetas que pueden ser apoyadas en lugar de deslizadas o insertadas) y pagos en dispositivos móviles
- Almacenar efectivo en cajones seguros
- Escanear códigos de barra de los productos
- Hacer un seguimiento del inventario de tu negocio
- Crear informes de ventas
- Administrar los turnos y la planilla de horarios de los empleados
- Gestionar un programa de fidelización del cliente
- Conectarse a tu software de contabilidad
- Imprimir recibos físicos o enviar recibos digitales
Simplicidad
Algunos sistemas pueden tomar horas o días para configurar o pueden necesitar que contrates a un asesor para comenzar a utilizarlos. Otros pueden ser mucho más simples. No obstante, la configuración es solo una parte del proceso. Ten en cuenta cuán fácil será utilizar el sistema todos los días y cuán fácil será capacitar a los nuevos empleados para que utilicen tu sistema de punto de venta.
Soporte
Un problema con tu sistema de punto de venta podría ralentizar tu negocio, y como propietario de negocio, podría ser tu trabajo solucionar el problema. ¿A dónde acudirías? Algunos proveedores de sistemas de puntos de venta pueden ofrecer soporte gratuito en cualquier momento del día. Con otros, tendrás que descubrir cómo resolver el problema por ti solo o pagar a un asesor para recibir ayuda.
