La digitalización ofrece soluciones a los problemas de organización, permitiendo a los propietarios de negocios obtener un mayor control sobre sus operaciones comerciales. Los procesos que requieren mucho papel pueden suponer más tiempo, esfuerzo y dinero que podrían utilizarse mejor en otros ámbitos, y un mayor riesgo si los registros se pierden o destruyen por accidente. El cambio a las prácticas digitales también puede tener un impacto positivo en el medio ambiente al reducir el uso de papel.

Evaluar activamente las tecnologías digitales puede ayudarte a mantener una ventaja competitiva y mejorar la eficiencia de tu empresa. Hay muchas maneras de digitalizar tu empresa, como utilizar un programa de contabilidad, enviar facturas electrónicas, promocionar tu empresa en línea y contratar servicios bancarios en línea.

Agilización de las operaciones

Las operaciones cotidianas son una de las facetas de la empresa que pueden beneficiarse de la digitalización. Prescindir del papel y utilizar las comunicaciones electrónicas puede ayudarte a mantenerte organizado y a acceder fácilmente a la información importante, estés donde estés. Esto te ayudará a clasificar y buscar fácilmente la documentación importante.

Puedes prescindir del papel en varias partes de tu empresa. La banca, la publicidad y la elaboración de presupuestos son solo algunas de las áreas en las que prescindir del papel puede ser beneficioso. Reducir el papel puede ayudar a que tu empresa se mantenga organizada y a reducir la cantidad de residuos que produces. Aunque este proceso es gratificante, deberás evaluar cuidadosamente qué sistemas tienen sentido para tu empresa, en función de tu sector y de tus necesidades específicas.

Ofrecer productos y servicios en línea
Introducir tu empresa en Internet puede abrir nuevas vías de ingresos y atraer a más clientes. Si tu empresa se centra principalmente en el producto, podrías vender en línea. Además, tanto si vendes productos como servicios, considera la posibilidad de incluir tus ofertas en un sitio web para llegar mejor a los clientes.

Mover los archivos en papel a un formato digital
Almacenar tus registros importantes, como las ventas, la lista de clientes, los proveedores, los documentos fiscales y los contratos en una computadora podría ayudarte a mantenerlos más seguros que si solo tuvieras copias en papel. También puedes utilizar programas basados en la nube que te permiten acceder a tus archivos desde cualquier lugar. Tener todos los archivos en un solo lugar y de fácil acceso te ayudará a encontrar lo que necesitas cuando sea necesario y evitará que los archivos se pierdan.

Transformar el sistema de gestión de inventarios
Si tu empresa vende productos físicos, invertir en un sistema de gestión de inventario digital podría ayudarte a simplificar tus operaciones. Llevar un control digital del inventario puede ayudar a realizar un recuento preciso, facilitar el envío e identificar el inventario que falta. Obtén más información sobre cómo gestionar tu inventario.

Actualizar el sistema de facturación
En lugar de imprimir facturas, habla con tus clientes o proveedores sobre el cambio a la facturación digital. La facturación digital facilita la visualización y el procesamiento de las facturas y reduce el uso de papel. Este es un plantilla de factura que puedes utilizar para comenzar.

La automatización de este sistema también puede ayudar a reducir los errores, acelerar los tiempos de entrega y ayudarte a mantenerte organizado. De este modo, podrás saber rápidamente qué facturas se han enviado, cuánto dinero te deben, cuándo se ha pagado una factura y si tus clientes se han retrasado en los pagos. Obtén más información sobre fundamentos de facturación y mantenimiento de registros.

Digitalizar el sistema de punto de venta (POS)
Otra forma de agilizar sus finanzas es utilizar un dispositivo de punto de venta conectado a un sistema POS. El dispositivo, como una caja registradora o un lector de tarjetas, una tableta o incluso simplemente el teléfono celular, es lo que utilizarás para procesar las transacciones. El sistema puede almacenar y organizar toda la información sobre las ventas e incluso podría estar vinculado al software de contabilidad y a los sistemas de gestión de inventario. Además, puedes darles a los clientes la opción de recibir recibos digitales en lugar de recibos impresos.

Como resultado, cada vez que realices una venta, tus registros financieros y tu inventario se actualizarán en forma automática. Algunos sistemas POS incluso alertan a los empleados cuando necesitan pedir más suministros y les dicen qué productos son los favoritos de los clientes. Asegúrate de tener una buena conexión a Internet para mantener tu punto de venta en línea. Obtén más información sobre cómo configurar los sistemas POS.

Pasar a la banca sin papel
La banca en línea facilita la comprobación rápida de los saldos de las cuentas, el seguimiento del dinero y la transferencia de fondos directamente de una cuenta a otra sin tener que acudir a una sucursal bancaria. Aceptar y enviar pagos en línea puede ahorrarte tiempo y puede ser más seguro que manejar grandes cantidades de dinero en efectivo. Obtén más información sobre las ventajas y las desventajas de la banca.

Probar los servicios de seguimiento del presupuesto en línea
La elaboración de un presupuesto es una parte esencial para la gestión de una empresa. Para ayudarte a controlar tus finanzas y asegurarte de que siempre te ajustas al presupuesto, considera la posibilidad de probar un servicio de seguimiento del presupuesto en línea. Se trata de una forma cómoda de hacer un seguimiento de los gastos y los ahorros, así como de seguir el progreso hacia objetivos más amplios. Obtén más información sobre los fundamentos de la elaboración de un presupuesto.

Utilizar programas de contabilidad
El programa de contabilidad puede ayudarte a registrar, resumir, analizar e informar sobre tus transacciones financieras. Hay muchas aplicaciones y servicios de contabilidad en línea disponibles con distintas capacidades. Según las necesidades específicas, el uso de programas informáticos en línea es una forma útil de organizar la contabilidad, hacer un seguimiento de los pagos y prepararse para el periodo de impuestos. Obtén más información sobre el mantenimiento de registros y contabilidad.

Maximizar las oportunidades de promoción

Introducir oportunidades de promoción digital en tu empresa podría ayudarte a llegar a más clientes y aumentar tus ingresos. Al promocionar tu empresa en múltiples lugares en línea, será más fácil que los clientes te encuentren. Esto podría ser en forma de un sitio web, marketing digital y otras promociones digitales.

Introducir el marketing y las promociones en línea
Puedes utilizar diversas herramientas y tácticas de marketing y promoción para hacer crecer tu negocio. Por ejemplo, puedes crear diferentes anuncios y dar a cada uno un código de promoción único. Luego podrás hacer un seguimiento de los códigos que utilizan los clientes, lo que te ayudará a entender qué anuncios merecen la pena continuar y cuáles deberías dejar de pagar.

Con la publicidad digital, puedes dirigirte a los tipos específicos de personas que tienen más probabilidades de convertirse en tus clientes en función de los datos de comportamiento recopilados por tu herramienta de análisis, que te ayudará a aprovechar al máximo tu presupuesto de marketing. Obtén más información sobre los métodos de promoción digital de tu empresa y la medición del éxito.