Los registros básicos incluyen:

• Gastos comerciales
• Registros de ventas
• Cuentas por cobrar
• Cuentas por pagar
• Lista de clientes
• Proveedores
• Información de empleados
• Documentos fiscales
• Facturas
• Órdenes de compra
• Recibos
• Extractos bancarios
• Contratos

 

Mantener estos registros te ayudará a:

• Saber cuánto dinero invertir para crear tu producto o servicio
• Establecer el precio
• Comparar los importes presupuestados con los costos reales
• Llevar un seguimiento de los gastos
• Tomar decisiones acertadas sobre las compras
• Prepararte para el momento de pagar impuestos
• Acceder fácilmente a la información de clientes y empleados
• Proteger tu empresa en caso de auditoría o de problemas con los empleados
• Calcular el beneficio previsto

 

Para iniciar el proceso de registro, determina un sistema de seguimiento de las transacciones y otros detalles. Puede ser en línea, en papel o ambos. Estos son algunos de los registros más importantes que deben incluirse:

Registro de ventas: Este registro debe incluir cuánto vendes por día, por semana y por mes, incluida la fecha, el tipo de producto o servicio y el importe de cada venta.

Registro de cuentas por pagar: Un registro de cuentas por pagar enumera el dinero que una empresa debe a otras personas o empresas. Incluye cuánto se debe, a quién, cuándo se debe pagar y la fecha en que lo hiciste. Mantener un sólido registro de cuentas por pagar evitará que se te cobre por el mismo producto o servicio más de una vez. También es útil hacer un seguimiento de los descuentos que se ofrecen por pagos anticipados para recordar que hay que aprovecharlos.

Registro de cuentas por cobrar: Un registro de cuentas por cobrar enumera el dinero que otras personas o empresas deben a una compañía por los bienes o servicios que la compañía brinda. Este registro incluye una lista de clientes que te deben dinero, cuánto te deben y cuándo vence el pago. También puede incluir una lista de clientes a los que no se les debe conceder un crédito por no haber pagado en el pasado. Para cada registro, debes incluir la fecha, el nombre del cliente, el importe, la fecha de cobro y el estado.

Registro de gastos comerciales: En esta parte se registra el importe total de los gastos de la empresa, como el alquiler, la electricidad, los salarios y los suministros. El registro debe incluir la fecha, la descripción de cada gasto y el monto.

Orden de compra: Es un documento que muestra la confirmación oficial de un pedido por parte de un comprador que se compromete a pagar en el futuro al vendedor por la venta de un producto o servicio específico.

Contratos: Independientemente de que firmes un contrato de suministro con un proveedor, alquiles un nuevo equipo o contrates una póliza de seguro para tu empresa, debes conservar una copia del contrato. Además, conservar una copia de los contratos puede ayudarte a evitar desacuerdos en el futuro.

Lista de clientes: Según la empresa, sería conveniente mantener un registro de los datos de tus clientes para poder anunciar ofertas o nuevos productos. Este registro incluye el nombre del cliente, los productos que compró, el número de teléfono, el correo electrónico y el correo o la dirección de entrega. Debes tener un plan de seguridad para mantener a salvo esta información confidencial.

Para cumplir con la normativa y evitar problemas legales, sería conveniente conservar copias de algunos registros incluso cuando ya no sean útiles para las operaciones cotidianas. Por ejemplo, es posible que quieras conservar copias de todos los contratos por un periodo máximo de siete años, pero es probable que debas guardar los informes de los auditores, las declaraciones anuales y los registros del plan de jubilación por tiempo indefinido.

Descargar las plantillas de registro aquí.