Algunos de estos pasos pueden ocurrir al mismo tiempo. Por ejemplo, el formulario que utilizas para registrar tu negocio en un estado podría ser el mismo que utilizas para solicitar formalmente el nombre del negocio que elegiste.
El proceso tampoco sucede necesariamente en este orden. Podrías obtener un número de identificación fiscal federal antes de registrarte en un estado. Sin embargo, si el estado rechaza tu solicitud porque el nombre comercial que deseas ya está en uso, deberás cancelar el número de identificación fiscal, volver a presentarlo ante el estado y luego obtener un nuevo número de identificación fiscal.
Si bien el orden no es inamovible, este orden es el más práctico para muchos propietarios de pequeñas empresas.
Elige un nombre de empresa
El nombre de tu empresa puede ser la primera impresión que tengan tus futuros clientes de tu negocio.
Algunos propietarios de negocios utilizan su propio nombre, o una combinación de los nombres de los propietarios de negocios, como nombre de la empresa. Otros eligen un nombre que refleje lo que hace la empresa o lo que vende.
Si tienes previsto ampliar tu negocio o crees que algún día lo venderás, tal vez quieras elegir un nombre de empresa que no esté estrechamente vinculado a los nombres de los propietarios. De este modo, la empresa puede desarrollar su propia reputación entre los clientes.
Antes de elegir un nombre para tu empresa, también debes realizar varias búsquedas para asegurarte de que el nombre está disponible.
- Consulta con la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales de los EE. UU. para asegurarte de que el nombre aún no sea una marca comercial.
- Busca qué sitio web del gobierno regional debes utilizar (suele ser la oficina del Secretario de Estado) para saber si el nombre de la empresa que quieres está disponible y se permite en tu estado.
- Comprueba si los nombres de dominio del sitio web y los nombres de las redes sociales están disponibles.
Cuando crees tu negocio, tendrás que registrar su nombre en el estado, lo que evita que otras empresas usen el mismo nombre en el mismo estado. Si deseas proteger tu nombre en todo el país, puedes hacer una marca registrada con el nombre de tu negocio.
No es necesario que dirijas tu negocio con el mismo nombre que utilizas para los trámites legales. En su lugar, puedes elegir un nombre de "hacer negocios como" (doing business as, DBA). Los DBA también se conocen como nombres comerciales, nombres ficticios o nombres supuestos. Con un DBA, puedes usar un nombre para la documentación legal y otro para tus letreros, sitio web y tarjetas de presentación.
Si eres el único propietario y tu nombre también es el nombre de la empresa, podrías usar un DBA para parecer más oficial. O, tal vez diriges una LLC y deseas abrir una segunda ubicación que ofrezca diferentes artículos para la venta. Puedes operar ambas ubicaciones bajo la misma LLC y usar dos DBA para aclarar lo que ofrece cada tienda.
Proyecto de documentos de gobierno
Los documentos rectores son documentos internos que dicen cómo se va a dirigir la empresa. Podrían ser importantes si vas a iniciar un negocio con otra persona. Si tienes un desacuerdo sobre cuánto gana cada socio, o quién tiene derecho a tomar diferentes decisiones, los documentos rectores podrían ayudarte a evitar una discusión.
Los documentos rectores tienen diferentes nombres según el tipo de empresa que se cree. El documento rector de una LLC es un contrato operativo. Para las sociedades, es un contrato de sociedad y para las corporaciones, se denomina estatutos o resoluciones.
Puedes encontrar plantillas gratuitas en línea de documentos de gobierno, o puedes trabajar con un abogado comercial para crear documentos de gobierno que se adapten a tus necesidades específicas.
Registra tu entidad comercial en un estado
Cada estado tiene sus propias normas sobre cómo crear una empresa. Si formas una sociedad, corporación o LLC, deberás seguir las nuevas reglas de registro de negocios de tu estado. En algunos casos, es posible que una empresa de único propietario también deba registrarse. Generalmente, la oficina del Secretario de Estado es la parte del gobierno estatal donde se registran nuevos negocios.
Las regulaciones pueden generar impacto en la entidad que puedes elegir y en los costos asociados a la gestión de cada tipo de entidad. Tus opciones también pueden estar limitadas por la línea de trabajo a la que te dedicas y por el número de socios que dirige la empresa.
No tienes que crear tu entidad comercial en el estado donde vives, pero tu empresa tendrá que tener un agente registrado y una dirección física en el estado donde está registrada para que el gobierno estatal y los tribunales puedan comunicarse con ella.
Puedes contratar a un agente registrado o ser el agente registrado de la empresa si creas tu negocio en tu estado. Ten en cuenta que las direcciones comerciales están disponibles para el público, por lo que puedes comenzar a recibir correo basura si utilizas tu dirección particular.
La documentación que deberás presentar y los cargos que debes pagar pueden depender del tipo de negocio que estés creando y del estado donde lo registres. Podría haber un cargo de presentación para registrar inicialmente tu negocio en el estado. Además, algunos estados cobran a las entidades comerciales una tarifa fija o un porcentaje de los ingresos de la empresa cada uno o dos años.
Si tu empresa tiene ubicaciones o vende bienes en más de un estado (incluida la venta en línea a clientes en otros estados), es posible que la empresa deba registrarse como empresa extranjera (es decir, fuera del estado, pero no necesariamente internacional) y pagar una tarifa de presentación e impuestos en cada estado.
Presenta un formulario de elección de impuestos federales
Si formaste una corporación o LLC, es posible que desees presentar un formulario adicional ante el IRS para determinar cómo se gravará a tu entidad comercial. Por ejemplo, una LLC puede presentar el Formulario 8832 y elegir ser gravada como sociedad, corporación o entidad ignorada (como una empresa de único propietario).
Obtén tus números de identificación fiscal
Es probable que tu empresa necesite un Número de identificación del empleador (Employer Identification Number, EIN). El EIN es como el número de Seguro Social de tu empresa y se utiliza para abrir cuentas bancarias comerciales, pagar a los empleados y declarar impuestos. Puedes solicitar un EIN del IRS de forma gratuita en línea. Deberás responder varias preguntas sobre tu empresa, como el nombre que tiene, el tipo de entidad y lo que hace la empresa, e indicarte como la parte responsable utilizando tu número de Seguro Social o tu número de identificación de contribuyente individual.
La empresa también podría necesitar un número de identificación fiscal estatal para pagar impuestos estatales. Incluso si tu estado no tiene un impuesto sobre los ingresos, es posible que la empresa deba pagar al seguro de empleo estatal y a los fondos del seguro de compensación para trabajadores.
El sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas (Small Business Administration, SBA) tiene enlaces al departamento de cada estado, donde puedes averiguar si necesitas una identificación fiscal estatal y aprender cómo solicitar una.
Obtén las licencias y los permisos obligatorios
Tu empresa también puede necesitar una variedad de licencias o permisos locales, estatales y federales. Los requisitos pueden variar según tu línea de trabajo, el tipo de entidad y dónde te encuentres, y es posible que las licencias o permisos deban renovarse periódicamente.
Un Centro de Desarrollo de Pequeñas Empresas puede ayudarte a determinar qué licencias o permisos necesitarás para abrir y administrar tu empresa. Estos centros se crean a través de sociedades entre universidades, estados y la SBA para ofrecer capacitación y consultoría gratuitas y de bajo costo a pequeñas empresas.
