Conoce los requisitos
Los empleados de una pequeña empresa están cubiertos por las leyes laborales federales, estatales y, a veces, locales. La ley federal principal que afecta la nómina es la Ley de Normas Laborales Justas (Fair Labor Standards Act, FLSA). Consulta con tus agencias gubernamentales las leyes estatales y locales que se aplican a tu empresa. La FLSA describe las reglas para:

• Leyes vigentes de salario mínimo y horas extras
• Empleados exentos y no exentos
• Con el tiempo
• Leyes de trabajo infantil
• Salarios con propinas
• Horas trabajadas
• Tiempo de viaje
• Tiempo de espera
• Tiempo de guardia
• Tiempo de sueño
• Tiempo de reunión y capacitación
• Autorizado a trabajar

Para obtener ayuda para comprender cada uno de estos criterios, consulta al Asesor de la Ley de Normas Laborales Justas. Para ver un póster que enumera los requisitos de salario mínimo de la FLSA, que los empleadores deben mostrar en su lugar de trabajo, visita el sitio web del Departamento de Trabajo de los EE. UU.

Decidir sobre días festivos pagados, vacaciones y licencia por enfermedad
A medida que te acerques a establecer un cronograma de nómina, también deberás decidir cuántos días libres pagados deseas ofrecer a tus empleados, si corresponde. Aunque la ley federal no exige pagar a los empleados por los días que no han trabajado, es posible que lo exijan los gobiernos estatales y locales, y ofrecer este beneficio puede ayudarte a mantenerte competitivo con otras compañías y atraer mejores empleados.

Días festivos
Los días festivos ofrecidos por muchos empleadores en los EE. UU. incluyen:

• Día de Año Nuevo
• Día de los Caídos
• Día de la Independencia
• Día del Trabajo
• Día de Acción de Gracias
• Día de Navidad

Muchas empresas también ofrecen días libres pagados o no pagados que los empleados pueden usar para días festivos religiosos, junto con licencia por duelo (tiempo libre en el trabajo en caso de que fallezca un miembro de la familia del empleado).

Vacaciones
En promedio, las empresas ofrecen a los empleados de tiempo completo con un año de antigüedad 10 días de vacaciones por año, y a aquellos con cinco años de antigüedad 15 días por año. Puedes decidir si deseas que tus empleados cumplan una cierta cantidad de tiempo antes de aprovechar este beneficio. Este podría ser un año de período de prueba (es decir, un período introductorio). Algunos propietarios de empresas hacen que los empleados ganen tiempo libre pagado cada mes (por ejemplo, 8 horas por mes), que se pueden tomar en cualquier momento después de que se gane el tiempo.

Licencia por enfermedad
La ley federal no exige la licencia por enfermedad, pero muchos estados y algunas ciudades exigen que los empleadores cumplan con ciertos criterios para el beneficio. Incluso si las leyes locales no exigen que lo proporciones, otorgar a los empleados tiempo libre remunerado por enfermedad puede ayudarte a mantenerte competitivo como empleador e incluso puede ahorrarle dinero a tu empresa. Por ejemplo, si un empleado enfermo llega al trabajo, podría enfermarte a ti o a cualquier otro empleado, lo que te costaría recursos valiosos durante un período de tiempo más prolongado. Si esa persona atiende a tus clientes directamente, también podría enfermarlos, lo que provocaría clientes insatisfechos.

Independientemente de la licencia que decidas ofrecer, es aconsejable explicarla claramente a los nuevos empleados por escrito e incluirla en tu manual del empleado, si tienes uno.

Primeros pasos con la nómina
Entre gestionar la documentación de los empleados, recaudar impuestos y realizar pagos a las entidades estatales y federales, la nómina puede ser una tarea intimidante. Estos son algunos de los pasos que puedes seguir para configurar la nómina para tu empresa.

1. Establecer un horario de pago
Este es el cronograma que define cuándo pagarás a los empleados por una cantidad particular de tiempo trabajado. La mayoría de los períodos de pago son semanales, quincenales o mensuales. Decide qué funcionará mejor para tu empresa dependiendo de si quieres la opción más sencilla en términos de documentación y cálculos (semanal o mensual) o la que prefieren la mayoría de los empleados (quincenal). Cada estado tiene requisitos de calendario de pago únicos, así que asegúrate de consultar las leyes de tu estado.

2. Clasificar empleados
Deberás asegurarte de que tus empleados estén clasificados correctamente para tu propio beneficio y para el de tu negocio. Estas son las principales categorías de empleados que debes conocer.

• No exento: es un empleado por hora al que se le debe pagar el salario mínimo federal requerido o superior y, cuando corresponda, el salario mínimo local, más las horas extras de acuerdo con las reglamentaciones federales y estatales.
• Exento: este es un empleado asalariado que no tendrá algunos de los derechos y protecciones otorgados a los trabajadores no exentos, como las horas extras. Para ser considerado exento, un empleado debe ganar el umbral de salario mínimo establecido por la ley estatal (o la FLSA cuando no haya ley estatal), recibir un salario garantizado y realizar ciertas tareas definidas por la ley estatal o la FLSA.
• Para obtener ayuda para determinar si un empleado es no exento o exento en virtud de la ley federal, visita el sitio web del Departamento de Trabajo: División de Salarios y Horas.
• Para determinar si tu estado impone normas adicionales, visita el sitio web de tu departamento de trabajo local. También es una buena idea consultar con un abogado.

3. Aprende los conceptos básicos sobre los impuestos
Tanto los empleadores como los empleados deben pagar impuestos nacionales a los ingresos, junto con impuestos federales y estatales en algunas áreas. Como empleador de empleados exentos o no exentos, serás responsable de cobrar y presentar el impuesto federal sobre los ingresos, el Seguro Social y Medicare de los cheques de pago de los empleados en función de la información que hayan completado en tu formulario W-4 (un formulario de impuestos que todos los empleados en los EE. UU. deben completar). También pagarás impuestos por Seguro Social, Medicare y seguro de desempleo.

Los honorarios de atención médica y las contribuciones de jubilación también deberán deducirse de los cheques de pago de tus empleados en cada período de pago, según los beneficios que proporciones y que seleccionen tus empleados.

Los empleadores deben presentar las declaraciones de impuestos federales al IRS, las declaraciones de impuestos estatales a su agencia estatal y los formularios W-3 y W-2 a la Administración del Seguro Social (Social Security Administration, SSA).

Para obtener más detalles sobre los impuestos federales al empleo, visita el sitio web del IRS. También es una buena idea consultar con un contador o mentor fiscal cuando comienzas a contratar empleados, solo para asegurarte de que manejas correctamente los impuestos sobre la nómina.

4. Planifica el control del tiempo
Como empleador, deberás realizar un seguimiento de cuántas horas trabajan tus empleados. La mayoría de las empresas tienen empleados no exentos que registran su propio tiempo, y el propietario aprueba esas horas en cada período de pago. Muchas empresas también realizan un seguimiento del tiempo trabajado por los empleados exentos por una gran variedad de razones, incluida la administración más sencilla de la nómina y la gestión de beneficios. Hay innumerables opciones de software que puedes usar para ayudar.

5. Llevar registros de cada empleado
Cada vez que le des la bienvenida a un nuevo empleado a tu empresa, debes crear una carpeta con la siguiente información. Esto es un requisito por la ley federal y también puede facilitar el proceso de nómina. La información requerida incluye:

• Nombre completo y número de seguro social del empleado
• Dirección, incluido el código postal
• Fecha de nacimiento, si es menor de 19 años
• Género y ocupación
• Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado
• Horas trabajadas cada día
• Horas totales trabajadas cada semana laboral
• Base en la que se pagan los salarios de los empleados (por hora, por semana, por proyecto, etc.)
• Tasa de pago por hora regular
• Ganancias diarias o semanales totales
• Ganancias totales de horas extras para la semana laboral
• Todas las adiciones o deducciones del salario del empleado
• Total de salarios pagados en cada período de pago
• Fecha de pago y el período de pago cubierto por el pago

Puedes ver una lista de los requisitos aquí. Visita el sitio web de tu departamento de trabajo local para conocer los requisitos de mantenimiento de registros específicos del estado.

Además de los documentos requeridos, mantiene un registro del salario y los beneficios del empleado, y considera también mantener revisiones, logros y otra documentación en la carpeta. Para mantener este proceso lo más simple posible, deberás configurar un sistema para recopilar y mantener toda la información, ya sea una carpeta de archivos, una carpeta digital o ambas.

Opciones de nómina
Aprendiste los conceptos básicos sobre la nómina. Ahora es el momento de decidir si gestionarás el proceso tú mismo, utilizarás un servicio de nómina o contratarás a un contador para que te ayude. Estos son algunos de los beneficios, inconvenientes y pasos involucrados con cada opción.

1. Hazlo tú mismo
Esta opción es la más económica, pero también la que consume más tiempo, especialmente si tienes varios empleados u otros factores complicados en juego. También puede dar lugar a más errores, lo que puede costarte sanciones legales o fiscales. Si decides ralizar la nómina tú mismo, estos son algunos pasos básicos que puedes seguir para implementar tu proceso.

También es posible que desees elegir un software de nómina para que te respalde cuando comiences el proceso. Para obtener más información sobre cómo mantener excelentes registros comerciales, consulta nuestros consejos de mantenimiento de registros aquí.

2. Utilizar un servicio de nómina
Hay muchos servicios de nómina disponible, en general a un costo de $1 a $15 por trabajador por período de pago, según los servicios y características incluidos. Algunas ventajas de esta opción son que puedes dedicar menos tiempo a la nómina y más tiempo a administrar el negocio, y que puedes obtener asesoramiento individualizado sobre la nómina. La desventaja es que te costará más que hacerlo tú mismo. La mayoría de los servicios cobran por mes o por nómina a los empleadores. Ten en cuenta que aún deberás mantener los registros W4 de los empleados y realizar un seguimiento del tiempo que han trabajado. Aquí hay algunos puntos a tener en cuenta al investigar qué servicio usar:

• Costo. ¿Existe una variedad de paquetes? Y si la hay, ¿cuál se adapta mejor a tus necesidades?
• Software utilizado. Si la solución está basada en tecnología, ¿el software se integra bien con el software de contabilidad que utilizas?
• Acceso de empleados. Muchos servicios permiten a los empleados ver sus recibos de pago y otra información en línea.
• Funciones de apoyo. ¿Ofrecen soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana, es por teléfono o en línea?
• Responsabilidad. ¿Asumirán la responsabilidad si hay un error en la nómina o un problema fiscal relacionado?

3. Contrata a un experto
La opción más costosa es también la que te requerirá menos tiempo y dolores de cabeza. Por lo general, los servicios contables cuestan entre $500 y $3.000 por mes, según la experiencia del contador; este cargo generalmente cubre los servicios contables y el apoyo más allá de la nómina. Si puedes contratar a alguien que sabes que es experto en nómina, es posible que puedas obtener un apoyo similar por mucho menos. Un beneficio adicional de contar con un profesional de nómina es que esta persona también puede ayudarte con otras áreas del negocio, como brindarte consejos sobre el seguimiento de gastos, ayudarte a abrir una cuenta bancaria comercial y asegurarte que la contabilidad general de tu negocio cumpla con las regulaciones. El uso de un profesional también puede reducir tu responsabilidad.

Si decides contratar a un contador, a continuación se presentan algunos consejos para encontrar el profesional correcto:

• Considera buscar un contador certificado o constituido. Aunque es más costoso, este profesional estará más calificado y tendrá una capacitación de nivel de grado, lo que significa que es probable que sus servicios y consejos sean más precisos y puedan ahorrarte más dinero a largo plazo.
• Consulta acerca de la experiencia relevante. ¿La persona cuenta con experiencia en el manejo de la contabilidad de empresas del mismo tamaño y en la misma región que la tuya? Puedes solicitar una lista de clientes para ver a qué empresas han ayudado con un solo vistazo.
• Verifica su experiencia con el software. ¿Están familiarizados con las tecnologías que ya utilizas en tu negocio?
• Entrevístalos con cuidado. Debido a que esta persona gestionará información confidencial financiera y de empleados para tu negocio, querrás asegurarte de que sea confiable, hábil y honesto acerca de sus calificaciones. Luego de la entrevista, asegúrate de verificar las referencias e incluso considera realizar una revisión de antecedentes.
• Decide entre virtual o local. ¿Prefieres tener a alguien con quien puedas reunirse cara a cara, o te sientes cómodo comunicándose por correo electrónico, teléfono y videollamada?

Cuando se trata de planificar y ejecutar la nómina, el conocimiento es la mitad de la batalla. Ya sea que te encargues de la tarea tú mismo, se la delegues a un empleado o contrates a alguien para que la administre, se necesitará algo de trabajo y planificación para despegar. Solo recuerda que mantener la confidencialidad de la información de la nómina es importante, por lo tanto, solo confía en personal o profesionales de confianza para gestionar el trabajo. Una vez que hayas implementado un buen sistema, es probable que se vuelva más fácil con cada período de pago.