Mantenimiento de registros
En el caso de dueños de pequeñas empresas de todo el mundo, el mantenimiento de registros constituye una parte necesaria y, en ocasiones, difícil para asegurar que una empresa opere sin problemas. Los registros claros de ingresos, gastos, empleados, documentos y cuentas fiscales no solo es algo que se debe hacer, sino que puede darte tranquilidad, ayudarte a monitorea el los avances hacia el logro de las metas y ahorrarte tiempo y dinero.
Los registros básicos son, entre otros:
- Gastos empresariales
- Registros de ventas
- Cuentas por cobrar (Accounts receivable)
- Cuentas por pagar (Accounts payable)
- Lista de clientes
- Proveedores
- Información de empleados
- Documentos fiscales
- Facturas
- Órdenes de compra
- Recibos
- Resúmenes de cuenta bancarios
- Contratos
El mantenimiento de registros te permitirá:
- Saber cuánto dinero invertir para crear tu producto o servicioe
- Fijar los precios
- Comparar las cantidades presupuestadas con los costos reales
- Rastrear los gastos
- Tomar decisiones inteligentes sobre compras
- Prepararte para los impuestos
- Acceder a la información de clientes y empleados fácilmente
- Proteger tu empresa en caso de una auditoría o situación laboral
- Calcular las ganancias esperadas
Para iniciar el proceso de mantenimiento de registros determina un sistema para rastrear transacciones y otros detalles. Puede ser en línea, en papel o una combinación de ambos. A continuación, existen algunos registros de los más importantes que deberías incluir:
Registro de ventas: Este registro debe incluir la cantidad que vendes por día, por semana y por mes, incluida la fecha, el tipo de producto o servicios y el monto de cada venta.
Registro de cuentas por pagar (Accounts payable): Un registro de cuentas por pagar lista el dinero que una empresa le adeuda a otros individuos o empresas. Incluye cuánto se adeuda, a quién, la fecha de vencimiento y la fecha de pago. El mantenimiento de un registro sólido de cuentas por pagar evitará que te cobren más de una vez por el mismo producto o servicio. Asegúrate de anotar fecha, nombre del proveedor, monto, fecha de vencimiento y condición de la cuenta (pagada o pendiente de pago). También es útil rastrear los descuentos que se ofrecen por pago anticipado para ayudarte a recordar que debes aprovecharlos.
Registro de cuentas por cobrar (Accounts receivable): Un registro de cuentas por cobrar lista el dinero que otros individuos o empresas le adeudan a una compañía por bienes o servicios entregado. Este registro incluye una lista de clientes que te deben dinero, cuánto y la fecha de vencimiento. También puedes incluir una lista de clientes a los que no se les debe proporcionar crédito debido a incumplimientos de pago anteriores. Para cada registro incluye fecha, nombre del cliente, monto, fecha pagada y condición de la cuenta.
Registro de gastos empresariales: Aquí registrarás el monto total de gastos empresariales tales como renta, electricidad, salarios y suministros. Este registro debe incluir la fecha, una descripción de cada gasto y el monto.
Orden de compra: Documento que muestra la confirmación oficial de un pedido efectuado por un comprador que se compromete a pagarle al vendedor por la venta de un producto o servicio específico futuro.
Contratos: Ya sea que firmes un acuerdo de suministros con un proveedor, alquiles un nuevo equipo o saques una póliza de seguro de la empresa, debes guardar una copia del contrato en tus registros, pues esto también te ayudará a evitar desacuerdos en el futuro.
Lista de clientes: Dependiendo de tu empresa, sería buena idea rastrear la información de tus clientes para que puedas anunciar promociones o nuevos productos. Incluye el nombre del cliente, los productos que compró, teléfono, correo electrónico y domicilio de envío. Deberías contar con un plan de seguridad para mantener segura esta información sensible.
Para cumplir con la ley y evitar problemas legales, es importante guardar copias de algunos registros, incluso cuando ya no sean de utilidad para las operaciones diarias. Por ejemplo: podrías guardar copias de todos tus contratos por un máximo de 7 años, pero probablemente debas guardar permanentemente los informes de auditorías, declaraciones anuales y registros de planes de jubilación.
