Contratación
Independientemente de que contrates a tu primer o a tu décimo empleado, es importante poner sumo cuidado al elegir a alguien que se incorporará a tu personal. En un equipo pequeño, cada persona debe ser un sólido aportante y tener fortalezas singulares para ayudar a impulsar tu empresa. La elección de la persona equivocada te causará dolores de cabeza, pérdida de ganancias y conflictos en el trabajo. Si optas por la persona correcta, será un gran salto de productividad. Independientemente de que contrates a un integrante de la familia, a un amigo o a alguien que no conozcas, hay pasos que puedes seguir para elegir a la persona correcta para tu empresa y prepararla para el éxito.
1. Decide cuándo contratar a un empleado.
En unos pocos casos, como por ejemplo en un restaurante, la contratación de empleados puede ser necesaria desde tu primer día de actividad. Con mucha frecuencia, un dueño de empresa maneja todos los aspectos de su negocio hasta que se da cuenta de que es demasiada responsabilidad para una sola persona. Aquí hallarás algunas preguntas que deberás responder al considerar si incorporar o no a un empleado.
- ¿Necesitas ayuda? Para algunos dueños de empresas, la prioridad es mantener a tu empresa pequeña y manejable. Otros pueden estar luchando para manejar la carga de trabajo o tener oportunidades que no pueden aprovechar por falta de tiempo. Estas son señales que indican que es momento de contratar a alguien.
- ¿Puedes pagar por ayuda? Recuerda que el costo real de un empleado no es solo el importe que se le paga a esa persona por hora. También incluye los días libres con goce de sueldo, los beneficios de cuidados médicos o jubilación y otros gastos. Siéntate para analizar tu presupuesto; decide cómo esperas aumentar tus ganancias o productividad si incorporas a un nuevo empleado; calcula el salario, los beneficios y gastos generales que necesitarás pagar si contratas a un empleado; después, ve si tienes espacio en tu presupuesto para cubrir los costos.
- ¿Qué tipo de empleado necesitas? Es probable que contrates a un empleado de jornada parcial o temporario para ayudarte unas horas a la semana o en el período de ajetreo de la temporada. A medida que vayas creciendo, necesitarás contar con empleados de jornada completa o permanentes.
2. Conoce las leyes.
Antes de contratar a tu primer empleado, es importante saber cuáles son los requisitos legales para la selección de empleados y cómo debes tratarlos una vez que formen parte de tu equipo. Algunas leyes solo se aplican a empresas con un determinado número de empleados; por lo tanto, familiarízate con los requisitos de aplicación en tu empresa. Incluso si ahora tienes un equipo pequeño, vale la pena conocer las leyes a fin de estar preparado si tu empresa, y tu número de empleados, crece.
3. Redacta una buena descripción del trabajo.
Aun cuando contrates a alguien que conoces, es importante redactar una descripción clara del trabajo. Ello te ayudará a que tú y el empleado convengan en las responsabilidades del puesto. Si contratas a alguien por fuera de tu compañía, la descripción del puesto es también una importante oportunidad para atraer a excelentes candidatos. Por esta razón, debes asegurarte de que sea clara, redactada cuidadosamente y fácil de entender. Comienza optando por un título del puesto que describa cuál será el rol. Habla directamente con los candidatos en la descripción clara y reconocible. Además, asegúrate de comunicar los aspectos positivos de tu empresa. Quienes están en busca de un empleo buscarán tareas, experiencia y responsabilidades alineadas con sus capacidades; por lo tanto, explica muy detalladamente estos puntos. Finalmente, haz saber a amigos, familiares y contactos empresariales que estás contratando y promociona el listado donde creas que puedes llegar mejor a tus candidatos ideales; a través de un cartel de anuncio de empleo en la ventana de tu empresa, de sitios de búsqueda de empleo por Internet, de volantes, en eventos locales, en sitios de redes sociales o a través de bolsas de trabajo de la comunidad.
4. Comienza entrevistando.
Si estás considerando la posibilidad de más de un candidato para un empleo, necesitarás fijar entrevistas con tus principales postulantes a fin de saber más acerca de sus intereses y experiencia. Si tienes muchos postulantes y deseas filtrar más rápidamente a los menos prometedores, puedes llevar a cabo una primera ronda de entrevistas telefónicas a fin de determinar con quiénes deseas tener una reunión cara a cara. Cuando decidas a quién entrevistar, considera lo bien que está presentado el curriculum vitae (resume) de cada candidato, si su capacidad coincide con la descripción de las tareas, antecedentes educativos y el tiempo de permanencia en empleos anteriores. También querrás intentar y determinar si la persona se dedica a su trabajo y se enorgullece de lo que hace. El carácter y el compromiso son incluso más valiosos para tu empresa que un conjunto de capacidades. A continuación, hallarás algunos consejos para garantizar un proceso fluido de entrevistas:
- Prepara una lista de preguntas para la entrevista. Las respuestas que los candidatos den te brindarán la información necesaria para que puedas tomar una decisión respecto de a quién contratar. Las preguntas deben referirse a experiencia, capacidades, fortalezas, gustos/disgustos e, incluso, rasgos de personalidad para ayudarte a encontrar a la persona perfecta para tu equipo. Muchos sitios ofrecen listas de preguntas importantes que se pueden formular y que podrás utilizar para generar las tuyas. Ten en cuenta que existen algunas preguntas que no es lícito formularles a los candidatos durante una entrevista, incluidas preguntas acerca de raza, orientación sexual y edad. Familiarízate con las leyes relevantes consultas pre-empleo provistas por la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo en los EE.UU. (EEOC, por su sigla en inglés) y la legislación local.
- Toma nota de sus respuestas. Así podrás recordar más fácilmente las respuestas de cada candidato mientras avanzas con otras entrevistas.
- Consúltales si tienen alguna pregunta que hacerte.Sus preguntas pueden indicar qué es lo que saben acerca de tu empresa, cuán interesados están en el empleo y las inquietudes o ideas que pueden aportar a la compañía.
- Sé claro acerca de las expectativas y metas de la empresa. En algunos casos, un candidato no estará tan entusiasmado acerca de la empresa o no estará de acuerdo con tus metas en general; es útil contar con esta información directa cuando elijas al candidato ideal para tu equipo.
5. Haz tu elección.
Ya has hablado con una serie de candidatos y has encontrado una aguja en un pajar. Este candidato parece entusiasmado con el puesto y tiene la capacidad, experiencia y personalidad que tu empresa necesita. Antes de hacerle a esa persona una oferta, deberás:
- Ofrecer beneficios de remuneraciones y otros beneficios posibles en una carta por escrito.
Este documento le brindará al potencial empleado un panorama claro de todo lo que planeas proporcionarle a cambio del trabajo. Los beneficios descritos en el paquete pueden incluir días libres con goce de sueldo, licencia por enfermedad, beneficios de jubilación, beneficios de cuidados médicos, beneficios de maternidad y paternidad o un descuento en productos de la compañía. Querrás asegurarte de que el salario que ofrezcas esté alineado con los de otras empresas de la industria por puestos similares. Esto te ayudará a atraer a los empleados sólidos y te asegurarás de que estén conformes con el puesto. A los efectos de investigar los salarios promedio en tu área, existen varios recursos en línea a disposición que brindan información salarial. Si contratas a alguien que conoces, es igualmente importante garantizar que ambos estén de acuerdo con estos detalles y que los tengan por escrito, pues así te ahorrarás futuros malos entendidos en cuanto al pago, a los días libres o a otros temas relacionados con remuneraciones.
- Verificar la información.
Llama a ex empleados y a otras referencias provistas por el candidato para ver qué tienen para decir acerca del individuo. ¿Cuáles eran sus fortalezas y debilidades? ¿Qué aportó al puesto? En empresas de diferentes industrias, los empleadores realizan la verificación de los antecedentes a fin de asegurar que la persona que están contratando haya presentado una descripción veraz. En algunas situaciones tales como un puesto en el que el empleado debe saber manejar u operar una maquinaria, pueden realizarse pruebas de consumo de drogas a fin de garantizar que el candidato sea seguro para llevar a cabo las tareas requeridas de su puesto.
- Estar preparado para negociar.
Las negociaciones acerca del salario a menudo constituyen una parte normal del proceso de contratación. A fin de realizar una buena negociación, necesitarás saber cuál es el rango de salarios de empresas similares en tu área, el valor que el empleado aportará a tu empresa, tu presupuesto para el puesto y cuán alto estás dispuesto a ir para conseguir a ese candidato en particular. Asegúrate de calcular el valor de las horas libres con goce de sueldo o los beneficios provistos por tu empresa, pues constituyen una parte importante del paquete general que ofreces. En la mayoría de los casos, tú y el candidato podrán acordar una cifra. Si no puedes llegar a un acuerdo, probablemente debas considerar otros candidatos más accesibles.
- Firmar la carta de oferta final.
Para formalizar la oferta, querrás describir la remuneración, la descripción del puesto y los beneficios en un documento final denominado carta de oferta laboral. Incluso si haces la oferta verbalmente, es importante llegar a un documento formal firmado que afiance el acuerdo.
6. Prepárate para el nuevo empleado.
Una vez que un empleado ha aceptado tu oferta, pueden fijar una fecha de inicio y comenzar tareas tales como tener la documentación requerida. Esto es esencial para garantizar una transición fluida antes del primer día de trabajo. Si es tu primer empleado, necesitarás una ID de empleador, qué puedes solicitar a través del IRS. Cuando se trata de tu empleado o empleados, aquí hallarás algunos de los formularios obligatorios que necesitarás tener a mano.
- Formulario de solicitud de empleo
Este formulario puede ser recolectado durante el proceso de contratación o antes de que el empleado comience a trabajar. Incluye información de los antecedentes de educación e historial laboral y te protege a ti como empleador si la persona ha proporcionado datos fraudulentos que resultaron en su contratación.
- Form I9
Este formulario exige que el empleado pruebe su identidad y elegibilidad para el trabajo. Una vez recibido este formulario completado y la documentación, deberás revisarlo y guardarlo en el legajo.
- W4 form
Este formulario calcula la retención de impuestos federales y todos los empleados deben completarlo antes de recibir su primer cheque de pago. Los empleados pueden modificar sus retenciones con el tiempo; tú deberás mantener en el legajo solamente el Formulario W4 más reciente.
- Retenciones e inscripción en el estado.
Muchos estados en los EE.UU. recolectan impuestos sobre la renta y exigen un formulario para el cálculo de las retenciones por impuestos estatales; los empleados deben completar el formulario antes de recibir su primer cheque de pago. Comunícate con el departamento de ingresos de tu estado a fin de interiorizarte acerca de los requisitos correspondientes a tu estado.
Ten en cuenta que existen algunas diferencias en las reglas fiscales laborales para empleados en tu familia. Puedes saber más acerca de ellas aquí.
Además de estos formularios, también debes mantener los siguientes registros para cada empleado. Cuando incorpores a un empleado nuevo en tu empresa, recaba los detalles que te falten y genera un legajo físico o carpeta digital donde podrás tener a mano dicha información y actualizarla:
- Nombre completo del empleado y número de Seguridad Social.
- Domicilio, incluido el código postal.
- Fecha de nacimiento, si es menor de 19 años.
- Sexo y ocupación.
- Fecha y hora de la semana en que el empleado inicia su semana laboral.
- Horas trabajadas por día.
- Total de horas trabajadas por semana laboral.
- Base sobre la cual se paga el salario del empleado (por hora, por semana, por proyecto, etc.).
- Tarifa de pago habitual por hora.
- Total de ingresos diarios o semanales.
- Total de ingresos por horas extraordinarias para la semana laboral.
- Todas las sumas o deducciones del salario del empleado.
- Salario total pagado en cada período de pago.
- Fecha de pago y el período de pago cubierto por el pago.
Consulta con el departamento de trabajo local a fin de determinar si existe otra documentación que debas guardar en los registros.
7. Considera la posibilidad de tener un manual para empleados.
Aun cuando tengas solo uno o dos empleados, una excelente manera de asegurarte de comunicar claramente los procedimientos empresariales consiste en documentar tus políticas y expectativas en una lista breve o en un manual para empleados. En el caso de una pequeña empresa, este puede ser un documento de una página que describa detalles importantes acerca de tu empresa y que podrás ampliar a medida que vayas creciendo. En el caso de una empresa un poco más grande, tal vez quieras dedicar más tiempo para generar un manual de más páginas y más detallado. Independientemente del tamaño de tu empresa, considera la posibilidad de que un especialista en recursos humanos o abogado revise tu manual para empleados a fin de garantizar que cumpla con los requisitos del estado, como por ejemplo una lista de derechos de los empleados. A continuación, se enumeran algunos de los elementos habitualmente incluidos en los manuales para empleados:
- Declaración de la misión de la compañía.
Esta es una declaración formal que resume las metas de tu empresa. Al incluir esta declaración, comunicarás la identidad de tu empresa a todos los empleados de manera directa.
- Horas libres con goce de sueldo, si las otorgas.
Explica cuántos días libres con goce de sueldo tendrán los empleados por año, si corresponde, incluidos los días por licencia de enfermedad y vacaciones. Enuncia en detalle cuántas horas, si corresponde, pasan al año siguiente en caso de no haberlas tomado. También puedes incluir información acerca de las horas extraordinarias.
- Reglas de conducta.
Abarca las reglas generales tales como higiene en el lugar de trabajo, vestimenta, políticas sobre puntualidad y requisitos de interacción con otros empleados. Considera también la posibilidad de incluir una lista de derechos en el lugar de trabajo.
- Nómina
Indica cuándo los empleados recibirán el pago mensualmente, junto con las prácticas o requisitos relacionados con el seguimiento de horas y la nómina.
- Feriados
Lista los feriados que tendrán libres los empleados y si serán con goce de sueldo.
- Beneficios de maternidad y paternidad
Si tienes más de 50 empleados, conforme a la Ley de Licencias Familiares y Médicas, debes proporcionarles a los empleados 12 semanas de licencia sin goce de sueldo por maternidad o paternidad en caso de nacimiento, adopción o acogida de un niño. Si bien no es obligatorio, algunos pequeños empleadores también ofrecen licencias por maternidad y paternidad con goce de sueldo. Este puede ser un factor importante para los empleados; por lo tanto, considera si tu empresa puede ofrecer licencias. Existen leyes diferentes respecto de las licencias para padres según el estado; por lo tanto, familiarízate con las leyes vigentes en tu estado.
Asegúrate de incluir un renglón para la firma del empleado y, una vez firmado, guarda una copia en el legajo de cada empleado.