Cómo inscribir tu empresa

Una vez que hayas decidido qué tipo de empresa vas a crear, deberás inscribir tu empresa ante agencias locales, estatales y federales y obtener las licencias, los permisos y las certificaciones requeridas. A continuación, se ofrece una reseña del proceso que tendrías que seguir:

• Elige un nombre de empresa
• Redacta los documentos de conformación de empresa
• Inscribir tu entidad de negocios en el estado
• Presentar un formulario de impuestos federales
• Obtener números de identificación fiscales
• Obtener las licencias y permisos requeridos

Algunos de estos pasos pueden ocurrir al mismo tiempo. Por ejemplo, el formulario que usas para inscribir tu empresa ante el estado puede ser el mismo que usas para solicitar formalmente el nombre de empresa que elijas.

El proceso no tiene necesariamente que seguir este orden. Puedes obtener un número de identificación fiscal previo a la inscripción en el estado. Sin embargo, si el estado rechaza tu solicitud porque el nombre de empresa que quieres ya está en uso, tendrás que cancelar el número de identificación fiscal, volver a inscribir la empresa en el estado y obtener un nuevo número de identificación fiscal.

Si bien el orden no está definido de forma rígida, tiene más sentido para dueños de pequeñas empresas.

Elegir un nombre de empresa
El nombre de tu empresa podría ser la primera impresión que tus futuros clientes reciben de tu emprendimiento.

Algunos dueños de empresa utilizan su propio nombre o una combinación de los nombres de los dueños como nombre de la empresa. Otros escogen un nombre que refleja lo que la empresa hace y vende.

Si tu intención es expandir tu empresa o piensas que la venderás algún día, podrías elegir un nombre que no esté asociado a los nombres de los dueños. Así, la empresa puede generar su propia reputación entre los clientes.

Antes de elegir un nombre de empresa, debes realizar una búsqueda para asegurarte de que el nombre está disponible.

• Verifica en la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales de EE.UU. que el nombre no sea ya una marca registrada.
• Busca a ver qué sitio web del gobierno del estado deberías usar (muchas veces es la Oficina del Secretario de Estado) para averiguar si el nombre de la empresa está disponible y permitido en tu estado.
• Averigua si los nombres de dominio del sitio web y de redes sociales están disponibles.

Cuando crees tu empresa tendrás que registrar el nombre de ella en el estado para impedir que otras empresas en el mismo estado usen el mismo nombre. Sin embargo, si quieres proteger tu nombre en todo el país, podrías registrarlo como marca registrada.

No necesitas manejar tu empresa con el mismo nombre que usas para el papeleo legal. Puedes elegir un nombre ficticio de presentación(DBA, por su sigla en inglés). También se lo denomina nombres comerciales, nombres ficticios o nombres asumidos. Con un DBA, puedes usar un nombre para el papeleo legal y otro para los letreros de la empresa, el sitio web y tus tarjetas de presentación.

Si tu empresa es de propietario único y tu nombre es el nombre de la empresa, podrías usar un DBA para parecer más oficial. O bien, tal vez manejes una LLC y quieras abrir una segunda ubicación que ofrezca diferentes artículos a la venta. Puedes manejar las dos ubicaciones bajo la misma LLC y utilizar dos DBA para aclarar lo que ofrecen las distintas tiendas.

Redactar los documentos de conformación de empresa
Los documentos de conformación de empresa son documentos internos que explican cómo se maneja la empresa. Pueden ser importantes si inicias un negocio con otra persona. Si tienes desacuerdo sobre cuánto gana cada socio, o quién puede tomar las diferentes decisiones, los documentos de conformación de empresa pueden ayudarte a evitar una disputa.

Los documentos de conformación de empresa tienen diferentes nombres, dependiendo del tipo de negocio que crees. El documento para una LLC es un acuerdo de operación, para las sociedades colectivas es un acuerdo de sociedad colectiva y para las corporaciones se llaman estatutos o resoluciones.

Puedes encontrar plantillas gratuitas de los documentos de conformación de empresa en línea o trabajar con un abogado comercial para confeccionar los documentos de conformación de empresa que se apeguen a tus necesidades específicas.

Inscribir tu entidad de negocios en el estado
Cada estado tiene sus propias reglas respecto de cómo crear una empresa. Si conformas una sociedad colectiva, una corporación o una sociedad de responsabilidad limitada, tendrás que seguir las reglas de tu estado para que tu empresa quede inscripta en el estado. En algunos casos, un propietario único también debe inscribirse. Por lo general, la Oficina del Secretario del Estado es el departamento del gobierno del estado donde se registran nuevas empresas.

Las reglamentaciones estatales pueden impactar en la entidad que elijas, y en los costos asociados al manejo de cada tipo de entidad. Tus elecciones también pueden quedar limitadas por el tipo de trabajo que realizas y por la cantidad de socios que manejan la empresa.

No tienes que crear la entidad de negocios en el estado en donde vives; sin embargo, tu empresa deberá tener un agente registrado y domicilio físico en el estado en donde está inscripta para que el gobierno del estado y las cortes puedan contactarlo.

Podrías contratar a un agente registrado o ser tú mismo el agente registrado de la empresa si la creas en tu estado. Ten en mente que los domicilios de empresas están disponibles al público, así que podrías recibir correo basura si utilizas tu domicilio particular.

El papeleo que necesitas presentar y las tarifas que deberás pagar dependen del tipo de empresa que estás creando y del estado en donde la inscribirás. Puede ser una tarifa por trámite para la inscripción inicial de tu empresa en el estado. Además, algunos estados cobran a las entidades de negocios una tarifa fija o un porcentaje de los ingresos del negocio cada año o dos.

Si tu empresa tiene varias ubicaciones o vende bienes en más de un estado (incluso realiza ventas en línea a clientes en otros estados), la empresa debería inscribirse como una empreas extranjera (para indicar fuera del estado, aunque no necesariamente internacional) y pagar una tarifa por trámite e impuestos en cada estado.

Presentar un formulario de elección de impuestos federales
Si has conformado una corporación o LLC, es posible que desees presentar un formulario adicional ante el IRS para determinar cómo se grava tu entidad de negocios. Por ejemplo, una LLC puede presentar el Formulario 8832 y elegir ser gravada como una sociedad colectiva, corporación anónima o entidad no considerada (como de un propietario único).

Obtener los números de identificación fiscales
Es probable que tu empresa necesite un número de identificación de empleado (EIN, por su sigla en inglés). El EIN es como el número de seguro social para tu empresa, y se utiliza para abrir cuentas bancarias, pagar a los empleados y presentar los impuestos. Puedes solicitar un EIN ante el IRS por Internet, gratis. Necesitas responder varias preguntas sobre tu empresa, como por ejemplo el nombre de la empresa, el tipo de entidad y a qué se dedica y ponerte a ti mismo en la lista como la persona responsable utilizando tu número de Seguro Social o el número de identificación del contribuyente.

Es posible que la empresa también necesite un número de identificación fiscal estatal para el pago de impuestos. Aunque tu estado no tenga impuestos sobre la renta, es posible que la empresa deba igualmente aportar fondos al seguro de empleo estatal y seguro por accidentes de trabajo.

El (sitio web) de la Administración de Pequeñas Empresas (SBA, por su sigla en inglés) tiene enlaces a cada departamento de estado, donde puedes averiguar si necesitas una identificación fiscal estatal y saber cómo solicitarla.

Obtener las licencias y los permisos requeridos
Tu empresa puede necesitar una variedad de licencias o permisos locales, estatales y federales. Los requisitos pueden variar, dependiendo de tu línea de trabajo, del tipo de entidad y de donde tengas tu base; las licencias o permisos deberán ser renovados periódicamente.

Un Centro de Desarrollo para Pequeñas Empresas puede ayudarte a determinar qué licencias o permisos necesitarás para abrir y manejar tu empresa. Estos centros se crean a través de sociedades colectivas entre universidades, estados y la SBA para ofrecer capacitación y consultoría gratuitos o de bajo costo para pequeñas empresas.