Impuestos empresariales

Como dueño de empresa, serás responsable de pagar una variedad de impuestos locales, estatales y federales tales como el impuesto sobre la renta, de manera similar a lo que los empleados pagan sobre sus ingresos, más impuestos adicionales a la nómina, licencias y permisos empresariales, impuestos a la venta y uso e impuestos por empleo autónomo.

Los impuestos que pagas dependen de tu línea de negocios, del tipo de entidad empresarial que has creado, de la designación fiscal seleccionada y de la ubicación de tu empresa.

Impuestos federales sobre la renta

Independientemente de que seas empleado, consultor o dueño de empresa, tendrás que presentar una declaración personal de impuestos federales y pagar impuestos federales sobre la renta. Tu responsabilidad fiscal variará dependiendo de la estructura de tu empresa, de tus ganancias y de otras fuentes de ingresos al hogar durante el año. Para más información, consulta los siguientes detalles según el tipo de empresa y visita el sitio web del IRS página de pequeñas empresas y de empleo autónomo.

Propietarios únicos
Si no has creado una entidad de negocios separada y estás manejando tu empresa como propietario único, no tienes que presentar una declaración de impuestos empresariales por separado — todos los ingresos y gastos empresariales se informan en tu declaración de impuestos personal. Aun así, querrás mantener registros comerciales precisos porque tienes que registrar tus ingresos y gastos empresariales en el Apéndice C, que es parte de tu declaración de impuestos personal.

Una vez que tu empresa esté operando, es posible que todavía seas elegible para una variedad de créditos o deducciones fiscales que pueden ayudar a reducir tus ganancias imponibles.

Por ejemplo: puedes recibir una deducción del porcentaje de los gastos de tu automóvil (o tomar la tasa estándar de kilometraje de 58 centavos por milla correspondiente a 2019) cuando uses tu vehículo a los efectos de realizar negocios, y podrías deducir una porción de los intereses de la hipoteca de tu casa, los impuestos sobre bienes raíces, el seguro, tus facturas de servicios públicos y reparaciones si tienes una oficina en casa que califica para deducciones por oficina en casa.

Todas las ganancias de la empresa están sujetas a impuestos sobre la renta, como también al “impuesto de empleo autónomo”, que corresponden a las mitades que pagan empleado y empleador de Seguro Social y Medicare. Debido a que no existe una nómina (tal como sería el caso si fueras empleado), el IRS desea recolectar esos impuestos sobre tus "ingresos acumulados".

Aunque periódicamente presentes tu propia declaración de impuestos, es posible que quieras contratar a un contador que entienda bien tu industria para revisar tu declaración y explicarte qué deducciones de impuestos o créditos puedes reclamar. Probablemente también califiques para una preparación gratuita de impuestos a través del programa de asistencia voluntaria para el impuesto sobre la renta (VITA, por su sigla en inglés) del IRS.

Sociedades colectivas
Las sociedades colectivas son similares a los propietarios únicos en cuanto a que la responsabilidad fiscal se transfiere a los dueños de empresa. A diferencia del propietario único, la empresa necesita presentar una declaración de información ante el IRS, Formulario 1065 U.S Return of Partnership Income, también conocido como declaración de impuestos de sociedad colectiva.

La declaración de información explica al IRS sobre tu sociedad colectiva, como por ejemplo sus ganancias, gastos y créditos fiscales en el año. Sin embargo, la sociedad colectiva no envía un pago fiscal con la declaración de impuestos de sociedad colectiva porque las ganancias se transfieren a los socios, quienes deberán pagar los impuestos en sus declaraciones personales de impuestos sobre la renta.

La declaración de impuestos de sociedad colectiva genera Apéndices K-1, que deben enviarse a cada socio con su porción de ganancias o pérdidas de la sociedad colectiva. Una copia de cada Apéndice K-1 también se manda al IRS como parte de la declaración de impuestos de sociedad colectiva. Los socios necesitarán esta información para presentar sus declaraciones personales de impuestos, donde determinarán cuántos impuestos adeudan sobre su porción de ganancias.

Corporaciones C
Las corporaciones C deben presentar una declaración de impuestos sobre la renta corporativa Formulario 1120 y pagar un impuesto fijo corporativo federal sobre la renta del 21% de sus ganancias. Esto es mucho menos que la tasa fiscal máxima personal del 37%. Sin embargo, no sólo la corporación paga impuestos sobre la renta; los accionistas también pagan impuestos sobre los dividendos que reciben. Asimismo, si participas activamente en la operación de la pequeña empresa, es probable que seas al mismo tiempo empleado y dueño de la corporación.

La compañía debe pagarte un salario por tu trabajo, retener de él los impuestos sobre la renta, el Seguro Social y Medicare (es decir, retenciones) y mandar el dinero al IRS. El salario y las porciones del empleador correspondiente al pago de impuestos (mitades de Seguro Social y Medicare pagadas por el empleador, como también los impuestos de desempleo) son todos gastos empresariales que pueden reducir las ganancias imponibles de la corporación.

La corporación debe enviarte a ti y al IRS un Formulario W-2 que refleje tu salario y las retenciones durante el año; además, debe enviar al IRS y a tu estado otros formularios de nómina relacionados tales como un Formulario W-3. Usarás el formulario W-2 para completar tu declaración personal de impuestos.

Como dueño de la corporación (es decir, un accionista), podrías elegir distribuir las ganancias corporativas como dividendo. Un dividendo no es un gasto empresarial; quiere decir, simplemente, que la corporación les está dando las ganancias a las personas que son dueños de la corporación. Debido a que no se trata de un gasto, las corporaciones pagan impuesto a la renta corporativa sobre el dinero.

La compañía debe proporcionar un Formulario 1099-DIV con tus ingresos por dividendos y presentar uno ante el IRS. Necesitarás el formulario para completar tu declaración personal de impuestos, pues se trata de ganancias imponibles que podrías tener que pagar como persona física.

Corporaciones S
Las corporaciones que eligen ser gravadas como corporaciones S son entidades conducto. De manera similar a las declaraciones de impuestos de las sociedades colectivas, no pagan impuestos corporativos sobre la renta. A cambio, los ingresos de la corporación S pasan a los accionistas individuales y se informan en las declaraciones de impuestos personales de los dueños, quienes tienen que pagar impuestos sobre su participación en las ganancias. Sin embargo, las corporaciones S todavía tienen que presentar una declaración de información, Form. 1120S, para reportar las actividades de la empresa ante el IRS.

Para entender por qué algunos dueños de pequeñas empresas optan por una corporación S, considera un ejemplo simplificado en donde eres propietario y empleado único de una corporación S que el año pasado generó ganancias por $90,000.

Recibes un salario de $60,000 como empleado de la compañía y crees que es un salario razonable basado en lo que ganan empleados de compañías similares en tu área. Ese salario está sujeto a impuestos de Seguro Social y Medicare de aproximadamente $9,000.

De todos modos, como propietario único de la compañía, puedes recibir los $30,000 restantes como una distribución al dueño (que se describe más adelante) y no están sujetos a impuestos de Seguro Social y Medicare. Ésta es la principal diferencia entre las empresas de propietario único y las sociedades colectivas, donde la totalidad de las ganancias están sujetas al Seguro Social y a Medicare.

Las corporaciones S presentan una declaración de información con el Formulario 1120S, Formularios W-2s y otros formularios relevantes de nómina para el salario de los empleados, y reportan las participaciones en ganancias y pérdidas con Apéndices K-1.

Sociedades de responsabilidad limitada
En una LLC, la forma en que declares y pagues los impuestos federales sobre la renta dependerá de cómo hayas elegido que tu LLC pague impuestos y del número de miembros (es decir, propietarios).

Puedes elegir que la LLC sea gravada como una corporación C o S y seguir las reglas para este tipo de entidades. Ello implica una elección especial mediante el envío de una solicitud ante el IRS para acogerte a dicho tratamiento mediante el Formulario 2553.

O bien, si eres el propietario único y no eliges impuestos corporativos, tu LLC será gravada como de propietario único. Las ganancias o pérdidas de la LLC pasarán a tu declaración personal de impuestos sobre la renta y serán reportadas en el Apéndice C.

De manera predeterminada, el IRS tratará a las LLC de múltiples miembros como sociedades colectivas. Tendrás que presentar una declaración de información para la LLC; sin embargo, ésta no tiene que pagar impuestos corporativos sobre la renta, pues el IRS la considera una sociedad colectiva. Todas las ganancias y pérdidas se transfieren a los dueños.

En la mayoría de los estados, si eres el dueño de una LLC con tu pareja, la empresa es gravada como una sociedad colectiva. Sin embargo, si vives en uno de los nueve estados con propiedad mancomunada (Arizona, California, Idaho, Luisiana, Nevada, Nuevo México, Texas, Washington y Wisconsin), donde los ingresos o la deuda de una pareja se consideran ingresos o deuda de ambos, puedes elegir si deseas que la LLC sea tratada como una sociedad colectiva.

Cómo sacar las ganancias de la empresa

Si eres el dueño de una empresa que genera dinero, es posible que desees transferir el dinero de la cuenta empresarial a tu cuenta personal. Ésta es una mejor práctica, pues no querrás pagar gastos personales desde tu cuenta empresarial. Al hacerlo, se generarán una serie de cuestiones, como por ejemplo que el IRS cuestione si tus gastos empresariales son válidos. La manera de hacerlo dependerá del tipo de entidad de negocios que creaste.

En el caso de un propietario único o LLC de un solo miembro que no escoge impuestos corporativos, no hay diferencia entre tus cuentas personal y empresarial y puedes transferir dinero de una a la otra. Las sociedades colectivas deben monitorear las ganancias distribuidas a cada socio, pues ello afecta el costo base de los socios en la sociedad colectiva y permite que las distribuciones se realicen de manera equitativa.

Es más complicado con las corporaciones C y S (o con las sociedades de responsabilidad limitada gravadas como corporaciones C o S).

En el caso de una corporación C, las ganancias se pueden distribuir como dividendo. Sin embargo, según se advirtió anteriormente, ello puede llevar a una “doble imposición”. La corporación paga impuestos sobre la renta; ésta se distribuye como dividendos y tienes que pagar impuestos personales sobre la renta de tus dividendos.

Alternativamente, las corporaciones C pueden elegir quedarse con el dinero y usarlo en futuros gastos empresariales. La corporación todavía tiene que pagar impuesto sobre la renta, pero no recibirás dividendos ni tendrás que incluir el dinero en tu declaración personal de impuestos. Sin embargo, tampoco podrás utilizar el dinero para realizar gastos personales.

Las corporaciones S son algo diferentes porque deben transferir sus ganancias a sus dueños cada año a través de lo que se conoce como distribución al dueño. Las distribuciones se incluirán en el K-1 que genera la declaración de impuestos corporativos; sin embargo, ello no afecta directamente tu boleta de impuestos. Los accionistas pagan impuestos sobre su participación en las ganancias de la compañía y no en el dinero real distribuido.

No obstante, las ganancias no tienen que ser transferidas físicamente de la cuenta de la corporación S a tu cuenta personal. Esto podría suceder cuando quieras mantener el dinero en la cuenta de la corporación para invertirlo en el crecimiento de la empresa o para el pago de facturas de la empresa.

Aun cuando el dinero quede en la corporación, probablemente debas pagar impuestos sobre el dinero no transferido. Esto se conoce como “ingresos fantasma” porque tienes que pagar impuestos sobre el dinero como si fueran ingresos, pero no recibiste el dinero personalmente.

Cómo pagar impuestos a las ganancias de la empresa

Volvamos al ejemplo de una compañía que tiene ganancias por $90,000. Con un propietario único o LLC sin una elección corporativa, podrías recibir los $90,000 como ganancias de la empresa. En ausencia de otras fuentes de “ingresos acumulados”, también tendrás que pagar el 15.3 % en impuestos de Seguro Social y Medicare sobre la cantidad total.

En el caso de una corporación S, el dueño podría elegir un salario de $60,000 y los $30,000 restantes ser transferidos a la cuenta del dueño como una distribución de dueño. Según se observó, un beneficio de una corporación S es que, a diferencia de tu salario, las distribuciones de dueño no están sujetas a impuestos de Seguro Social ni Medicare. El dueño podría ahorrar el 15.3% ($4,590) en impuestos recibiendo el dinero como una distribución de dueño en vez de tener un salario más alto.

No puedes pagarte un salario de $0 y tomar todo el dinero como una distribución de dueño. Tienes que pagarte un “salario razonable” por el trabajo que hagas como empleado de una corporación S.

Si la compañía fuese una corporación C, podría pagar un dividendo de $30,000. Si bien el dividendo no está sujeto a los impuestos de Seguro Social o Medicare, la corporación C tiene que pagar impuestos corporativos sobre el dinero y tú deberás abonar impuesto a las ganancias personales sobre los dividendos. Como resultado de ello, los $30,000 reciben una “doble imposición”. Ésta es la razón por la cual son pocas las pequeñas empresas que eligen este tratamiento fiscal, en lugar de optar por una de las demás alternativas mencionadas.

Aparte de entender los impuestos federales sobre la renta y cómo puedes recibir y utilizar el dinero que genera tu empresa, los dueños de pequeñas empresas deben interiorizarse acerca de la variedad de impuestos locales, estatales y federales que su empresa podría tener que pagar.

Impuestos FICA
Las empresas tienen la responsabilidad de retener los impuestos de Seguro Social y Medicare de los salarios y de efectuar los pagos ante el IRS durante el año. Combinados, a éstos se los conoce como impuestos de la Ley Federal de Contribuciones de Seguros (FICA, por su sigla en inglés). Puede haber requisitos adicionales de retenciones y pagos de Medicare para empleados con grandes ingresos.

Si tienes empleados y ejecutas la nómina, incluso si es solamente para ti mismo, deberías hacer estos pagos por quincena o una vez al mes. La persona a cargo de la nómina de tu compañía –y que muchas veces en las pequeñas empresas es el dueño– puede ser responsable personalmente si no paga los impuestos FICA.

Impuestos FUTA
Tu empresa también puede tener que pagar un impuesto de la Ley Federal de Impuestos de Desempleo (FUTA, por su sigla en inglés). Este dinero se usa para financiar programas de desempleo destinados a personas que no están trabajando. Dichos impuestos no se quitan del salario de los empleados, sino que el requisito de tu empresa de pagar los impuestos FUTA y la cantidad por pagar dependerán del monto en salarios pagado durante el año.

Impuestos sobre consumos específicos
Algunas empresas recogen impuestos de los consumidores y les pasan los pagos fiscales. Por ejemplo: si vendes gasolina, cigarrillos o alcohol, puedes agregar el costo del impuesto al precio del producto y luego distribuir los pagos fiscales a los gobiernos locales, estatales y federales.

Impuestos de empleo autónomo
Puedes tener que pagar el impuesto de empleo autónomo sobre el dinero que generas como propietario único, sociedad colectiva o LLC cuando presentas tu declaración personal de impuesto sobre la renta. El impuesto de empleo autónomo puede ser de más del 15%, aunque también puedes recibir una deducción fiscal de la mitad del monto por impuestos de empleo autónomo que pagues.

El impuesto por empleo autónomo se compone de las porciones de los impuestos de Seguro Social y Medicare del empleado y del empleador. Si trabajas para otra persona, tu empleador pagaría la mitad y tú, la otra mitad. Sin embargo, como tienes tu propia empresa, debes pagar ambas mitades.

Impuestos estimados
Como dueño de empresa, es posible que no hagas pagos de impuestos sobre la renta durante el año si manejas una entidad conducto tal como un propietario único o LLC. Por el contrario, a los empleados que trabajan para una empresa se les deduce el impuesto sobre la renta de cada cheque de pago.

Aunque no tengas que hacer pagos de impuesto sobre la renta mensualmente, es posible que las personas con empleo autónomo tengan que realizar pagos de impuestos estimados por lo menos cuatro veces al año (aquí están las fechas de vencimiento). Si no haces los pagos de impuestos estimados y al final de cuentas tienes que pagar $1.000 o más en impuestos federales sobre la renta a fin de año, probablemente debas pagar multas e intereses adicionales.

Incluso si iniciaste una corporación C o S y retienes los impuestos sobre la renta de tu propio salario, también querrás hacer pagos de impuestos estimados dependiendo de los montos proyectados de tus dividendos o por distribuciones como dueño a fin de evitar esas penalidades e intereses al momento de presentar tu declaración de impuestos personal.

Impuestos locales y estatales
Tus obligaciones y requisitos de presentaciones fiscales, locales y estatales pueden variar mucho, dependiendo de donde estés basado y operes. El IRS mantiene una lista con enlaces a los sitios web de varios estados, dividida por lo que necesitas saber sobre cómo manejar una empresa y pagar impuestos en ese estado.

Los impuestos estatales y locales pueden incluir:

• Impuestos sobre la renta: Puedes tener que pagar impuestos sobre el dinero que generas tú o tu empresa. Así como con los impuestos federales sobre la renta, puedes tener que hacer pagos por el impuesto estatal sobre la renta estimado durante el año.
• Impuestos de desempleo: Este dinero financia los programas estatales que ayudan a los trabajadores desempleados o discapacitados temporalmente.
• Impuesto a la venta: Los gobiernos locales y estatales podrían imponer un impuesto a la venta sobre los productos que vendes. Necesitas registrar lo que vendes, recoger los impuestos de los clientes y pagar el dinero a los gobiernos locales y estatales.
• Impuesto sobre bienes raíces: Impuesto local que podrías tener que pagar si tu empresa posee algún terreno o edificio.
• Impuesto sobre los bienes de la empresa: Impuesto local que debes pagar sobre los activos de la empresa tales como equipos y mobiliario.
• Impuestos sobre franquicias: Impuesto anual o semestral que cobran algunos estados a las entidades que realizan actividades en su estado. Esto puede aplicarse incluso si no tienes una tienda en el estado, pero aún envías productos al estado.

Consulta con un contador o abogado especializado en impuestos empresariales que esté familiarizado con tu industria y área. Te puede ayudar a entender cuáles son tus obligaciones fiscales a niveles local y estatal y recomendarte formas para reducir al mínimo los impuestos que debas pagar.