En caso de catástrofe, desarrolla un plan de respuesta.

Mucho antes de que se produzca una catástrofe, ya sea un terremoto, un huracán, una inundación o una pandemia, debes elaborar un plan de respuesta a emergencias para proteger a tus empleados, tu propiedad, tus equipos y tu inventario. Capacita a los empleados sobre cómo salir de forma segura del edificio durante una emergencia. Asigna a un empleado como líder del equipo de evacuación y dale a esa persona una lista completa de todos los empleados y de las áreas en las que trabajan. Ese jefe de equipo guiará a los empleados a una zona de seguridad designada y reservada para las emergencias, y ayudará a identificar quién está contabilizado, lesionado o desaparecido en la lista de empleados. También es conveniente preparar un kit de emergencia con los suministros esenciales para sobrellevar la catástrofe. También es importante tener los documentos financieros y empresariales clave almacenados en la nube o con una copia de seguridad en un lugar seguro. Cuando te prepares para una posible catástrofe, haz una lista detallada de todos los equipos y vehículos para que puedas denunciarlos fácilmente al presentar un reclamo a tu compañía de seguros.

Crea un plan de respuesta a emergencias
Antes de enfrentarse a una catástrofe, debes desarrollar un plan para mantener a tus empleados a salvo, y tu negocio y equipos seguros. Este plan debe incluir lo siguiente:

• Cómo alertar a tus empleados de una emergencia, incluyendo información de contacto fácilmente accesible
• Un plan de evacuación de la empresa en el que se indique una zona de seguridad que esté a una distancia segura de tu empresa, en caso de incendio o desastre similar
• Capacitación en planes de emergencia para empleados nuevos y existentes.
• Un plan de capacitación para que los empleados puedan protegerse de materiales peligrosos según las pautas del Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades
• Contactos de la compañía de seguros para la cobertura y los reclamos, así como los números de póliza y de teléfono para facilitar las llamadas sobre los reclamos
• Listas de proveedores para que pueda comprar cualquier equipo y material que necesite para la reconstrucción

Crea un kit de emergencia
El kit debe guardarse en bolsas de plástico herméticas y colocarse en uno o dos contenedores fáciles de transportar, como contenedores de plástico o bolsas de lona. Si los funcionarios del gobierno local y las fuerzas del orden le indican que se quede donde está, ya sea en su negocio o en su casa, es importante que siga estas instrucciones de refugio en el lugar para su seguridad. Según Ready.gov, un sitio web oficial del Departamento de Seguridad Nacional de los EE. UU., tu kit de emergencia debe incluir:

• Cuatro litros y medio de agua por persona, por día para al menos tres días, para beber e higienizarse
• Una provisión de alimentos no perecederos que dure al menos tres días
• Radio de arranque manual o a batería y radio meteorológica de la Administración Nacional Oceánica y Atmosférica (National Oceanic and Atmospheric Administration, NOAA) con alerta de tono
• Linterna
• Botiquín de primeros auxilios
• Baterías extra
• Silbato para pedir ayuda
• Máscaras contra el polvo para ayudar a filtrar el aire contaminado y láminas de plástico y cinta adhesiva para que puedas refugiarte en el negocio hasta que termine la catástrofe
• Toallitas húmedas, bolsas de basura y pinzas de plástico para el aseo personal
• Llave inglesa o alicates para desconectar los servicios públicos
• Abrelatas manual
• Mapas de la zona
• Teléfono celular con cargador y batería de repuesto

Crear un kit de copia de seguridad de documentos financieros
Durante una catástrofe, los documentos esenciales de la empresa pueden dañarse, perderse o destruirse. Si guardas todos tus documentos financieros y empresariales esenciales en la nube o en un disco duro externo situado en un lugar distinto al de tu empresa, te asegurarás un fácil acceso a los archivos necesarios para las solicitudes de préstamo tras una catástrofe. La nube, donde se guardan los archivos digitales en un servidor basado en Internet, es la mejor opción para proteger la información de la empresa te ofrece la posibilidad de acceder a proyectos o documentos de forma remota después de la catástrofe. Asegúrate de tener copias de tu póliza de seguro en esa misma nube. Es inteligente seleccionar una empresa que aloje (o guarde) esta información en servidores situados en otra ciudad. Esto garantizará que en una catástrofe a gran escala (como una inundación o un huracán), tus documentos no corran el riesgo de perderse. Si se pierde tu información, la guía de recursos de Ready.gov del Departamento de Seguridad Nacional puede ayudarte a comenzar tu proceso de planificación de recuperación de tecnología de la información.

Manejar los pagos
Es importante saber cómo vas a cubrir los costes en caso de catástrofe. Para muchos propietarios de negocios, esto significa abrir una línea de crédito reservada para las compras posteriores a una emergencia. Una línea de crédito para negocios de este tipo permite a una empresa pedir dinero prestado, devolverlo y volver a pedirlo, hasta el límite de crédito, de forma similar a una tarjeta de crédito. Unas las ofrecen los bancos y otras las compañías financieras no bancarias, así que investiga las opciones disponibles para determinar cuál es la más adecuada para ti. Si es posible, también es una buena idea tener suficiente efectivo disponible en el banco para cubrir su negocio durante tres meses en caso de un suceso inesperado. Se pueden pagar muchas cosas con tarjeta de crédito, pero a los empleados y los impuestos de empleado sólo se les puede pagar en efectivo. Es importante seguir pagando a tus empleados para que estén allí para ayudar con la limpieza y la reapertura. Tener este efectivo reservado te permitirá hacer ventas y cubrir gastos inesperados si pierdes potencia. También puedes considerar un sistema de punto de venta basado en dispositivos móviles que te permita aceptar pagos si se interrumpen los servicios.

Seguro
Tener el seguro adecuado es una forma importante de garantizar la cobertura de tu negocio en caso de catástrofe natural. Cuando busques aseguradoras, busca aquellas que ofrezcan una explicación detallada de las primas de seguro (la cantidad que una empresa paga por una póliza de seguro), la cobertura (cantidad de riesgo o responsabilidad que se cubre para una persona o entidad mediante servicios de seguro) y los deducibles (la cantidad establecida que debes pagar, además de la prima, por un siniestro o responsabilidad antes de que la compañía de seguros empiece a pagar en tu nombre).

Examina las opciones de primas y deducibles bajas, medias y altas, e investiga detenidamente todas las excepciones a la cobertura. Resulta tentador elegir la póliza con la prima más baja. Sin embargo, una póliza con una prima mensual más baja suele tener un deducible más alto. Un plan con una cuota mensual más alta y un deducible más bajo podría ser una mejor opción porque el dinero puede ser escaso cuando tu empresa se está recuperando de un desastre. Antes de decidir una póliza, analiza tu situación financiera y determina lo que tiene más sentido para tu empresa.

Existen varias pólizas de seguro que pueden ayudarte a reconstruir y a recuperarte económicamente después de una catástrofe, como la cobertura de propiedad y daños de la empresa, que puede incluir un seguro de interrupción de la actividad. Esta cobertura es útil si no puedes seguir con tu negocio tras una emergencia inesperada o una catástrofe natural. Por ejemplo, si vives en un área propensa a inundaciones, es posible que desees obtener cobertura adicional a través del Programa Nacional de Seguros contra Inundaciones (National Flood Insurance Program, NFIP). Esto es proporcionado por el gobierno de los EE. UU. y cubre edificios y contenidos de hasta $1.000.000. A menos que tengas un seguro contra inundaciones como parte de tu cobertura de seguro, deberáspagar los daños causados por el agua de tu bolsillo. También hay que tener en cuenta que no hay cobertura de seguro por inundaciones en el marco de la interrupción del negocio. También pueden ser objeto de interrupción de la actividad otras catástrofes, como huracanes, incendios y otras catástrofes naturales. Considere usar un agente en lugar de comprar directamente de una aseguradora, ya que los agentes son expertos en el tipo de cobertura que necesita.

Listas de proveedores y clientes
Lleva una lista actualizada de todos tus empleados, proveedores y clientes ante una catástrofe para poder contactar con ellos después de que ocurra. La lista de proveedores debe incluir el nombre de la empresa, el tipo de servicio que presta, el nombre de contacto, la dirección, el número de teléfono, el correo electrónico y el sitio web, si lo tiene. También debe incluir a los posibles proveedores a los que puedes comprar materiales como paneles laterales, ventanas o placas de yeso para reconstruir su negocio, o el mobiliario y el equipo que necesita para dirigirlo. Cuando pongas en marcha tu plan de respuesta a emergencias, tendrás la información de contacto que necesita para reparar tu negocio y anunciar su reapertura.

En caso de catástrofe natural

Activa el plan de respuesta a emergencias que creaste ante cualquier catástrofe para poder asegurar tus activos y proteger a tu personal. Cuando recibas un aviso de amenaza de catástrofe, como un huracán o una inundación repentina, presta atención a las noticias y los avisos locales para conocer las rutas actuales recomendadas para salir de forma segura de tu empresa antes de evacuarla.

La seguridad vital de los empleados es la preocupación más importante. Indica a tus empleados que se dirijan a sus casas de forma segura o a zonas específicas que los funcionarios de la comunidad han designado como refugios temporales. Localiza tu kit de emergencia, que necesitarás si tienes que superar una tormenta o pandemia durante un periodo de tiempo desconocido. Planifica tener provisiones para al menos tres días.

Tanto si has sufrido un huracán, una inundación, un terremoto o una pandemia, repasa la lista de comprobación de catástrofes para asegurarte de que tu empresa está lo más segura posible. FEMA ofrece listas de verificación para diferentes tipos de desastres, que incluyen:

• Kit de herramientas para huracanes [en inglés/en español]
• Kit de herramientas para inundaciones en el interior [en inglés/en español]
• Kit de herramientas para cortes de energía [en inglés/en español]
• Kit de herramientas para vientos fuertes/tornados [en inglés/en español]
• Kit de herramientas QuakeSmart [en inglés/en español]

Después de la catástrofe

Tu primera preocupación después de una catástrofe debe ser tu seguridad y la de tu equipo, seguida por la de abordar cualquier daño a tu negocio. Tras la catástrofe, será importante comunicarse con los empleados, los proveedores y los clientes en el momento oportuno y con el mensaje adecuado. Igualmente importante es la comunicación con las compañías de seguros para presentar reclamos y con las empresas de restauración para ayudarte a reconstruir. Si es posible, selecciona una empresa de restauración local antes de la catástrofe para contactarla lo antes posible, en lugar de intentar encontrar una a último momento.

Además, procura llamar e informar de tu necesidad de reclamo al seguro tan pronto como sepas que vas a necesitarla. Llamar con antelación te puede situar al principio de la lista, lo que significa que un perito se pondrá en contacto contigo cuanto antes. Esta llamada anticipada podría acelerar los pagos, en caso de que cumpla los requisitos.

¿Qué se hace inmediatamente después de una catástrofe natural?
En el primer o segundo día del suceso inesperado, asegúrate de lo siguiente:

• Localiza a todos los empleados y evalúa sus necesidades
• Evalúa el daño en tu negocio, equipos y existencias
• Llama a los seguros y almacena los números de los reclamos en la nube
• Contacta con la empresa de restauración que te ayudará a reconstruir
• Gestiona los suministros necesarios que puedan tener una gran demanda (por ejemplo, placas de yeso, grandes contenedores y oficinas/casas móviles)
• Alquila vehículos para reemplazar los que se han perdido o dañado
• Comunica el plan de limpieza y reapertura y los calendarios de trabajo a los empleados y a la empresa de restauración
• Informa a tus clientes si el negocio está abierto o cerrado, y del estado de sus pedidos
• Comunícate con el propietario o titular de la hipoteca para mantener abiertas las líneas de comunicación durante una pandemia

Después de haber atendido las necesidades más inmediatas tras una catástrofe, céntrate en estas cuatro áreas: los empleados, el dinero, el estado de los equipos y el regreso a los negocios.

Seguridad y comunicación de los empleados
Asegúrate de que todos tus empleados están a salvo y de que se satisfacen sus necesidades personales. Por ejemplo, ¿siguen teniendo casa y transporte para llegar a ella? ¿Su casa es un lugar seguro donde pueden refugiarse durante un periodo prolongado? Ofrece todo el apoyo que puedas y considera la posibilidad de crear un grupo de correo electrónico o de chat para que tus empleados creen una red de apoyo. Comunicar a los empleados la estabilidad de tu empresa será fundamental en este momento. Comparte tu plan para reconstruir tu negocio y confirma que su puesto en tu empresa está asegurado (si es el caso).

Si tienes la cobertura adecuada, asegúrate de que tus empleados sepan que tu seguro cubrirá las nóminas para que puedan cobrar. Si tu seguro no cubre estos gastos, evalúa si tienes efectivo suficiente para cubrir los salarios por ti mismo. El empleado tiene que seguir pagando el alquiler o la hipoteca y otros gastos domésticos esenciales, y tendrá que saber si la nómina puede verse afectada o no. Sé realista y entiende que si no puedes pagarles, es posible que tengan que buscar otro trabajo por necesidad, no porque quieran dejar la empresa. Mantener a los empleados en plantilla será una consideración importante para ti, ya que perderlos puede poner en peligro la recuperación de tu empresa tras la catástrofe.

Al comunicarse con los empleados, los proveedores y los clientes, tendrán que cubrir mensajes únicos para cada grupo. Esta es una guía de los temas a tratar:

• Empleados: Comparta información actualizada sobre la seguridad, el estado de su empresa y su capacidad para pagar a los empleados después de la catástrofe debido a un posible cierre de las operaciones.
• Proveedores: Comunica las necesidades de productos a los proveedores clave para que puedan reponer las existencias y aumentar tu capacidad de reconstruir y reabrir lo antes posible.
• Clientes: Comunica la fecha en la que espera que tu empresa vuelva a abrir, y si lo hará en su ubicación original, en una temporal o en una nueva.

Es conveniente reevaluar la cobertura de tu seguro después de la catástrofe, ya que tus necesidades pueden haber cambiado. No podrás cambiar tu cobertura por cualquier reclamo relacionado con este caso, pero podrías modificarla para estar preparado para futuras catástrofes.

Evalúa el daño físico
Una vez que sea seguro inspeccionar el daño causado a la empresa, documéntalo con fotografías y/o vídeos para los reclamos del seguro. Haz una lista de todos los artículos dañados con el inventario que creaste antes de la catástrofe y guarda los recibos de las reparaciones que hagas para poder incluir estos detalles en los reclamos al seguro. Toma fotos o vídeos de los equipos y vehículos dañados y documenta los números de serie de cada uno. Si has perdido el inventario debido a un desastre natural, obtén copias de las facturas de los proveedores para ayudar a reconstruir tus registros. Siempre que sea posible, las facturas deben tener una fecha anterior de al menos un año calendario, según el IRS.

En el caso de las inundaciones repetitivas, tendrás que demostrar que has sustituido todo lo que tu aseguradora pagó tras los sucesos anteriores. Según la gravedad de la catástrofe, puede ser necesario sustituir los equipos de fabricación y de oficina, las computadoras y los vehículos. Es posible que el inventario físico se haya perdido. Se trata de un área en la que puede ser necesaria una cantidad significativa de dinero (gastos de capital) para que tu negocio vuelva a funcionar. A la hora de buscar equipos de sustitución, ya sean nuevos o renovados, puedes considerar la posibilidad de buscar fuera de la zona de la catástrofe que se ha visto afectada. Por ejemplo, debes tener cuidado al comprar un vehículo nuevo en una zona dañada por las inundaciones, ya que los vendedores pueden tener un inventario dañado por las inundaciones. Los signos de que un vehículo puede estar dañado incluyen alfombras manchadas, problemas eléctricos, óxido en las bisagras u olores en el vehículo. Además, inmediatamente después de una catástrofe natural, los precios podrían aumentar debido al daño en las existencias de los distribuidores y a las interrupciones en la cadena de suministro.

Antes de inspeccionar el daño, asegúrate de que tus empleados están capacitados para manipular materiales peligrosos, ya sea de las operaciones de su empresa o de la comunidad afectada (por ejemplo, aguas residuales en las inundaciones) según las directrices de los Centros para el Control y Prevención de Enfermedades. En caso de emergencia, como huracanes e inundaciones, pueden liberarse al medio ambiente productos químicos de uso doméstico, médico e industrial.

Evalúa tu situación financiera
Si bien estás en una circunstancia difícil y estresante, tendrás que evaluar tu situación financiera tras una catástrofe. Si necesitas más fondos para pagar a tus empleados durante un cierre temporal de la empresa, considera la posibilidad de solicitar préstamos puente, que suelen ser préstamos a corto plazo que dan una rápida infusión de dinero en efectivo, fondos de emergencia establecidos para la recuperación de la catástrofe, o quizás haya algunas subvenciones que puedan ayudarte. Tener una buena calificación crediticia ante una catástrofe puede aumentar las posibilidades de que te aprueben un préstamo. Algunas opciones de préstamo son las siguientes:

• Desastre de la SBA: La Administración de Pequeñas Empresas de los EE. UU. proporciona préstamos por desastres con intereses bajos de hasta 2 millones de dólares estadounidenses para ayudar a las empresas y a los propietarios de viviendas a recuperarse de los desastres declarados. Para solicitar un préstamo, visita el sitio web de la SBA para averiguar si te encuentras dentro de un área declarada de desastre. Los préstamos por desastre de la SBA pueden tardar varios meses en procesarse y no hay garantía de que el préstamo sea aprobado.
• SBA 7(a): El programa de préstamos 7(a) de la SBA es el programa principal de la organización para proporcionar asistencia financiera a pequeñas empresas para préstamos de hasta 5 millones de dólares estadounidenses. Los préstamos se pueden utilizar para capital de trabajo, expansión y compras de equipos. Los términos y condiciones, como el porcentaje de garantía y el monto del préstamo, pueden variar según el tipo de préstamo (es decir, 7(a) Préstamo pequeño, SBA Express, Export Express).
• LiftFund: Estos son préstamos para pequeñas empresas para minorías, mujeres, empresas emergentes y emprendedores.
• Subvención: Es posible que los propietarios de negocios a los que se les deniegue un préstamo sean elegibles para otras formas de ayuda, incluidas las subvenciones. Estas subvenciones pueden cubrir gastos médicos, reparaciones del vehículo, herramientas o equipos necesarios para el trabajo.
• Proveedores: Conviene informar a los proveedores a gran escala, que pudieran tener su sede en otro lugar, de que ha sufrido una pérdida importante y está buscando subvenciones o ayuda financiera. Algunos pueden estar dispuestos a ofrecer descuentos u otro tipo de ayuda financiera si tienen los medios para hacerlo.
• Préstamos puente: Verifica si tu estado o una organización sin fines de lucro ofrece préstamos puente para obtener efectivo rápido para pagar a los empleados.

Es conveniente reevaluar la cobertura de tu seguro después de la catástrofe, ya que tus necesidades pueden haber cambiado. No podrás cambiar tu cobertura por cualquier reclamo relacionado con este caso, pero podrías modificarla para estar preparado para futuras catástrofes.

Limpieza y reconstrucción
Después, puedes recurrir a los proveedores que identificaste en tu plan de respuesta a emergencias para que te proporcionen los suministros que necesitas para volver a la actividad (por ejemplo, placas de yeso después de una inundación). También puedes buscar otros comerciantes locales que puedan tener los suministros que necesitas para tus operaciones.

También es un buen momento para acceder a la información financiera de la empresa y a los datos comerciales de los que hayas hecho una copia de seguridad en un disco duro externo situado en un lugar distinto al de tu empresa o en la nube.

Después de una catástrofe, contacta inmediatamente con tu aseguradora y dale información para que te contacte si no puedes mantener tu negocio abierto. Infórmales del alcance del daño en tu negocio y confirma lo que necesitan antes de que puedas presentar tu reclamo (es decir, fotos de los daños y registros del negocio que muestren el valor del equipo dañado o destruido). Si hay problemas de seguridad en tu negocio que puedas reparar fácilmente, documenta los daños y haz las reparaciones antes de que el perito del seguro venga a evaluar el daño en tu propiedad. No tires ningún material o equipo dañado antes de que llegue el perito.

Mantente lo más organizado posible a la hora de documentar los daños a efectos del seguro. Conviene llevar una lista actualizada de los números de reclamo del seguro, los contactos de la compañía de seguros que tramita el reclamo y una lista actualizada del daño ocasionado a su negocio en relación con el suceso. Es una gran tarea recopilar toda la información que tu compañía de seguros requerirá para un reclamo. Gran parte del trabajo de recopilación de una lista detallada del inventario y el equipo se habrá realizado con antelación antes de que se produzca la catástrofe.

Informa a los clientes de que estás abierto al público.
Un paso importante tras la reconstrucción es informar a los clientes de que la empresa vuelve a estar abierta. Es posible que esperen que todo siga igual, independientemente del estado de recuperación de la empresa tras la catástrofe. Si no puedes ofrecer un determinado nivel de servicio, puede ser conveniente avisar a los clientes del cambio o considerar la posibilidad de esperar a reabrir, ya que un cambio en el servicio puede hacer que recurran a otra empresa.

En cuanto vuelva a abrir, considere utilizar una señalización temporal para promocionar que está abierto de nuevo y actualice su sitio web y los canales de las redes sociales para que su base de clientes sepa de su regreso. El sitio web Back to Business de Visa cuenta con una herramienta de localización de comerciantes para pequeñas empresas que puede ayudarte (a ti o a tus clientes) a encontrar pequeñas empresas afectadas por desastres naturales declarados a nivel federal, como huracanes e incendios forestales.

Recursos

Los propietarios de pequeñas empresas pueden acceder a los siguientes recursos durante o después de una catástrofe.